Serviceopgave på forretningsrejse

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Organisationen sender sine medarbejdere på forretningsrejser og giver hver af dem en bestemt jobopgave. Det kan være individuelt såvel som gruppe. Alt bestemmes af de specifikke opgaver, de udstationerede medarbejdere står over for.

En organisation, der sender medarbejdere på en forretningsrejse, udsteder en ordre eller instruktion, der angiver formålet med rejsen, det sted, hvor medarbejderen sendes til, tidspunktet og listen over afsendte personer. Rejsende medarbejdere skal have udstedt rejsebeviser med jobopgave. Disse er obligatoriske dokumenter, der bekræfter gyldigheden af afgangen til arbejdsstedet uden for organisationen. Der sættes en afrejseseddel på rejsebeviset. Ved ankomst til stedet skal medarbejdere i rejsebeviset modtage et ankomstmærke, og ved afslutning - afrejse. Når du vender tilbage til din organisation, skal du sørge for at markere din hjemkomst fra en forretningsrejse.

Specialister, der arbejder i et andet område for at løse bestemte problemer, modtager en individuel jobopgave. For eksempel forsyningskædearbejderesendes til faciliteter, som deres virksomhed har kommercielle forbindelser med til levering af specifikke materialer, komponenter og samlinger. Nogle gange er telefonkommunikation ikke nok til at diskutere leveringsbetingelserne eller eventuelle funktioner ved de leverede produkter: koordinering af tekniske specifikationer, definition af parametre, valg af optimale egenskaber.

Ansatte i marketingafdelinger samt ingeniør- og tekniske tjenester modtager også en jobopgave. For eksempel kræver deltagelse i udstillinger tilstedeværelsen af ikke kun salgschefer, der kan præsentere deres produkter og bestemme prisen. Nyttige kan også være designere, teknologer og produktionsmedarbejdere, som afklarer særlige krav og ønsker fra potentielle forbrugere. På sådanne forretningsrejser udveksler specialister erfaringer, skitserer udsigterne for udvikling af deres produktionsfaciliteter.

Nogle organisationer dirigerer hele grupper af mennesker til bestemte objekter og giver dem en serviceopgave, som et eksempel er givet i form af instruktioner eller ruteark. For at den udsendte gruppe klart kan varetage den officielle opgave, skal lederen af den gruppe, der er ansvarlig for dens gennemførelse, udpeges ved bekendtgørelse. Især ofte opstår behovet for sådanne forretningsrejser i tilfælde af indførelse af udstyr eller hele komplekser på kundens virksomhed. For at teamet på det nye sted kan arbejde mere effektivt, arbejdes der på spørgsmål om midlertidigt ophold: booking af hoteller eller lejligheder. De steder, hvor medarbejderne vil væremad, samt betingelserne for levering af medarbejdere til arbejdspladsen. Billetter til transport frem og tilbage betales af den virksomhed, der har sendt sine ansatte. I sådanne tilfælde er vilkårene strengt begrænsede. Der betales også dagpenge. Lønnen beholdes i hele medarbejdernes fraværsperiode.

Ved afsendelse af specialister udfærdiges rejsedokumenter, som inkluderer rejsebeviser samt en opgaveliste. Afhængigt af funktionerne og typen af opgaver færdiggør de udstationerede specialister de nødvendige værktøjer og enheder. Serviceopgaven er i dette tilfælde hovedkriteriet for udvælgelsen af de nødvendige forsyninger.

Efter resultaterne af arbejdet på en forretningsrejse, udarbejder medarbejdere, der er vendt tilbage til deres virksomhed, en rapport om det udførte arbejde. Disse rapporter godkendes af lederen eller dennes stedfortrædere. Til udgiftsrapporten udarbejdes forhåndsrapporter, hvortil de tilgængelige dokumenter, der bekræfter udgifterne, er vedhæftet.

En forretningsrejse anses for at være gennemført på betingelse af, at serviceopgaven er fuldført. I tilfælde af manglende opfyldelse (der kan opstå situationer, hvor opgaven er delvist afsluttet, eller det er umuligt at gennemføre den), skal årsagerne angives. Ofte er årsagerne ret berettigede, men nogle gange er der uagtsomhed af medarbejdere. Organisationens ledelse træffer en beslutning baseret på resultaterne af overvejelser om alle de årsager, der forhindrer en positiv beslutning fra de udstationerede medarbejdere.