Typer og funktioner af ledelsesmæssig kontrol

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Ledelsesprocessen består af fem funktioner: planlægning, organisering, bemanding, ledelse og kontrol. Kontrol er således en del af kontrolprocessen.

Kontrol er ledelsens hovedfunktion i en organisation: processen med at sammenligne den faktiske præstation med etablerede virksomhedsstandarder. Hver leder skal overvåge og evaluere sine underordnedes aktiviteter. Ledelseskontrol hjælper med at træffe korrigerende handlinger fra lederens side rettidigt for at undgå uforudsete omstændigheder eller økonomiske tab for virksomheden.

Den grundlæggende kontrolproces omfatter tre trin:

• Sætte standarder.
• Måler ydeevne i forhold til disse standarder.
• Korrektion af afvigelser fra standarder og planer.

Som en del af organisationens overordnede strategiske plan sætter ledere mål forenheder i specifikke, præcise, operationelle termer, der inkluderer planlægning af ydeevne i forhold til faktiske resultater.

Standarder, som den faktiske ydeevne vil blive sammenlignet med, kan udledes af tidligere erfaringer, statistikker og benchmarking (baseret på industriens bedste praksis). I det omfang det er muligt, udvikles standarder på bilateral basis i stedet for, at topledelsen træffer beslutninger ensidigt baseret på organisationens mål.

Hvorfor er ledelsesmæssig kontrol nødvendig?

Hvis personalet altid gjorde det, der er bedst for organisationen, ville der ikke være behov for kontrol og ledelse. Men det er klart, at folk nogle gange er ude af stand til eller villige til at handle i organisationens bedste interesse, og der skal indføres et sæt kontroller for at forhindre uønsket adfærd og tilskynde til ønsket handling.

Selv hvis medarbejderne er ordentligt rustet til at udføre deres arbejde godt, vælger nogle at lade være, fordi individuelle mål og organisatoriske mål måske ikke er helt de samme. Med andre ord er der ingen justering af mål. I sådanne tilfælde skal der tages skridt til at øge medarbejdernes motivation og produktivitet.

En effektiv organisation er en, hvor ledere forstår, hvordan man administrerer og kontrollerer. Formålet med kontrol som koncept og proces er at hjælpe med at motivere og vejlede medarbejderne i deres tildelte roller. Forståelseproces- og ledelseskontrolsystemer er afgørende for en organisations langsigtede effektivitet.

Uden nok kontrolsystemer kan forvirring og kaos overvælde en organisation. Men hvis kontrolsystemer kvæler en organisation, kan den lide under mangel på iværksætterinnovation.

Utilstrækkelig kontrol over implementeringen af ledelsesmæssige beslutninger kan i det mindste føre til et fald i produktiviteten eller en stigning i risikoen for dårlige økonomiske resultater. Hvis ydeevnen ikke overvåges, kan det i yderste konsekvens resultere i organisatoriske fejl.

Funktioner i et effektivt ledelsessystem

Et effektivt virksomhedsledelsessystem er et integreret sæt af processer og ledelsesværktøjer, der hjælper med at tilpasse virksomhedens strategi og årlige mål med daglige aktiviteter, overvåge ydeevne og igangsætte korrigerende handlinger.

Et ledelseskontrolsystem er en kontinuerlig proces til forbedring af ydeevnen ved at sætte individuelle og kollektive mål, der stemmer overens med organisationens strategiske mål, planlægge ydeevne for at nå disse mål, gennemgå og evaluere fremskridt og udvikle folks viden, færdigheder og evner. Kontrolsystemet bør fokusere på resultater.

Et effektivt administrationssystem har følgende funktioner:

1. Hjælper med at nå organisatoriske mål.
2. Lagerer optimal brug af ressourcer.
3. Forbedres genereltorganisationens ydeevne.
4. Motiverer og booster medarbejdernes moral.
5. Kontrol etablerer også disciplin og orden.
6. Klart definerede og forståelige præstationsmålinger.
7. Sikrer fremtidig planlægning ved at revidere standarder.
8. Strategiske mål gælder for alle niveauer i organisationen.
9. Effektiv styring minimerer fejl.
10. Styrkelse af ledelse og medarbejderengagement.
11. Opnå prioriterede mål hurtigere.

Ledelseskontrolprocessen regulerer virksomhedernes aktiviteter på en sådan måde, at den faktiske præstation svarer til den på forhånd fastlagte plan. Et effektivt kontrolsystem giver ledere mulighed for at undgå omstændigheder, der medfører tab for virksomheden.

18 ledelsesmæssige kontrolfunktioner

Ledelseskontrol er enhver proces, værktøj eller system, der er sat op for at gøre det muligt for ledelsen at regulere en virksomheds aktiviteter i overensstemmelse med dens mål.

Kontrol udføres på de lavere, mellemste og øverste ledelsesniveauer. På hvert niveau vil kontrol være forskellig: topledelsen vil være involveret i strategisk kontrol, mellemledelsen i taktisk kontrol og det lavere niveau i operationel kontrol.

Følgende er ledelsens beslutningskontrolfunktioner:

1. Planlægningsstrategi. Processen med at etablere en handlingsplan for at nå mål.
2. Kontrolkrav. Formel dokumentation af planer som krav og styring af ændringer til disse planer efter behov.
3. Finansiel kontrol. Overvågning og regnskabsføring af virksomhedens budget.
4. Performance management. Processen med at blive enige om et sæt mål med medarbejderne og evaluere deres præstation i forhold til disse mål.
5. Kontrol af arbejdet. Overvåg medarbejderne for at forbedre produktiviteten, effektiviteten og kvaliteten af arbejdet.
6. Program- og projektledelse. Implementerer ændring.
7. Risikokontrol. En gentagen proces med at identificere, analysere og eliminere risici.
8. Sikkerhedskontrol. Identifikation og eliminering af sikkerhedstrusler og implementering af måder til at reducere forskellige risici.
9. Overholdelseskontrol. Implementering af processer, procedurer, systemer, revisioner, målinger og rapporter i overensstemmelse med organisationens love, regler, standarder og interne politikker.
10. Metrics og rapportering. Beregning og kommunikation af meningsfulde målinger af organisatoriske præstationer.
11. Benchmarking. Iterativ proces med benchmarking af resultater i forhold til virksomhedens branche, konkurrenter eller nuværende bedste praksis.
12. Kontinuerlig forbedring. Processen med at måle ydeevne, forbedre den og måle den igen.
13. Kvalitetskontrol. Sikring af, at outputprodukter opfylder specifikationerne. For eksempel implementering af en produkttestproces på en produktionslinje.
14. Kvalitetssikring. Kvalitetssikring er processen til at forhindre fremtidige kvalitetssvigt. For eksempel praksis med at undersøge de grundlæggende årsager til alle fejlfor at søge efter produktionsforbedringer.
15. Automation. Øg produktiviteten, effektiviteten og kvaliteten gennem automatisering.
16. Datahåndtering. Praksis med at indsamle oplysninger, der kan være nyttige i fremtiden, samt dataanalyse.
17. Lagerstyring. Lagerstyring og regnskab for at undgå mangel eller overskud.
18. Asset management. Kontrol over aktiver såsom produktionsfaciliteter, infrastruktur, maskiner, software og intellektuel ejendom.

Typer af kontrol og deres egenskaber

Organisationer har brug for kontrol for at afgøre, om deres planer er blevet opnået, og træffe korrigerende handlinger, hvis det er nødvendigt. De vigtigste mål for kontrol med ledelsesmæssige beslutninger:

1. Tilpasser til forandring. Kontrolsystemet kan forudsige, overvåge og reagere på skiftende miljøforhold.
2. Minimering af fejl. Produktiv ledelseskontrol og regnskab vil begrænse antallet af fejl, der opstår i virksomhedens aktiviteter.
3. Minimering af omkostninger og maksimering af fortjeneste. Hvis organisationen af ledelseskontrol implementeres effektivt, kan det reducere omkostningerne og øge produktiviteten.

Virksomheder installerer kontrolsystemer på en række forskellige områder og på forskellige ledelsesniveauer. Ansvaret for at kontrollere ledelsesbeslutninger er omfattende. Der er forskellige klassifikationer og karakteristika for denne kontrolfunktion. En af de mest almindelige ser sådan ud:

1. Forward control, også kendt som feedforward-kontrol, fokuserer på de ressourcer, en organisation udvinder fra sit miljø. Han kontrollerer kvaliteten og kvantiteten af disse ressourcer, før de når organisationen.
2. Overvågning fokuserer på at opretholde kvalitets- og kvantitetsstandarderne for produktet eller tjenesten i transformationsprocessen.
3. Endelig kontrol, også kendt som feedbackkontrol, fokuserer på resultaterne af organisationen, efter at transformationsprocessen er afsluttet. Selvom den endelige kontrol måske ikke er så effektiv som den foreløbige eller nuværende, kan den give ledelsen information til fremtidig planlægning.

Ifølge en anden klassifikation er kontrol opdelt i to brede kategorier - regulatorisk og normativ kontrol, og inden for disse kategorier er der flere typer. Typer af ledelseskontrol er vist i følgende tabel.

Regulativ kontrol	Regulativ kontrol
Bureaucratic Finansielt Kvalitet	Kommando Organisations

De følgende afsnit beskriver hver type og undertype af kontrol i ledelsesaktiviteter.

Regulativ kontrol

Regulativ kontrol stammer fra standarddriftsprocedurer, hvilket giver anledning til kritik af denne type ledelseskontrolimplementering som forældet og kontraproduktiv. Det indebærer fuldstændig og total kontrol overalle områder af organisationen.

Da virksomheder er blevet mere agile i de senere år, takket være fladningen af organisatoriske hierarkier og udvidelse af grænser, påpeger kritikere, at reguleringsmæssigt tilsyn snarere kan hindre opnåelsen af målet. Nøglen fra synspunktet om at kontrollere organiseringen af ledelsesbeslutninger er overholdelse af kontrol med organisatoriske mål.

Bureaukratisk kontrol

Bureaukratisk kontrol stammer fra autoritetslinjer, der afhænger af position i det organisatoriske hierarki. Jo højere niveauet af underordning er, jo mere vil personen have ret til at diktere sin politik. Bureaukratisk kontrol har fået en dårlig rap, og det med rette. Organisationer, der stoler for meget på kommandokæderelationer, hindrer fleksibilitet i tilfælde af uforudsete situationer. Der er dog måder, hvorpå ledere kan gøre en virksomhed lige så fleksibel og lydhør over for kundernes bekymringer som enhver anden form for ledelseskontrolorganisation.

Hvordan vedligeholdes kommandovejen, samtidig med at systemets fleksibilitet og lydhørhed bevares? Det er netop det spørgsmål, som den bureaukratiske kontrol skal løse. En løsning er standarddriftsprocedurer, der delegerer ansvar ned i hierarkiet i virksomheden.

Finansiel kontrol

Finansielle kontroller styrer vigtige finansielle mål, som ledere er ansvarlige for. Sådanne ledelseskontrolsystemer er almindelige blandt virksomheder organiseret som flere strategiske forretningsenheder (SBU'er). SBUer et produkt, en tjeneste eller en geografisk linje, der har ledere, der alene er ansvarlige for overskud og tab. De er ansvarlige over for den øverste ledelse for at nå finansielle mål, der bidrager til virksomhedens overordnede rentabilitet.

Denne kategori af ledelsesbeslutningskontrol sætter grænser for udgifterne. For ledere skal en stigning i udgifterne begrundes med en stigning i indkomsten. For afdelingsledere er det norm alt en af de vigtigste præstationsindikatorer at holde budgettet.

Så finanskontrollens rolle er at forbedre den overordnede rentabilitet samt at holde omkostningerne rimelige. For at bestemme, hvilke omkostninger der er nødvendige, vil nogle virksomheder sammenligne resultaterne fra andre virksomheder i samme branche og derefter udføre en ledelseskontrolanalyse. Denne benchmarking giver data til at bestemme, om omkostningerne er på linje med branchegennemsnittene.

Kvalitetskontrol

Kvalitetskontrol beskriver graden af variation i processer eller produkter, der anses for acceptable. For nogle virksomheder er standarden fraværet af defekter, det vil sige fraværet af ændringer. I andre tilfælde er en statistisk insignifikant afvigelse acceptabel.

Kvalitetskontrol påvirker slutresultatet af et produkt eller en tjeneste, der tilbydes kunder. Når en virksomhed konsekvent opretholder fremragende kvalitet, kan kunderne stole på egenskaberne ved virksomhedens produkt eller service, men det er ogsåskaber et interessant dilemma. Overdreven kvalitetskontrol af eksisterende produkter kan reducere reaktionen på unikke kundebehov.

Regulativ kontrol

I stedet for at stole på organisationens standardpolitikker og -procedurer, som i tidligere typer af kontrol, styrer regulatorisk kontrol medarbejderes og lederes adfærd gennem almindeligt accepterede adfærdsmønstre.

Normativ kontrol afgør, hvor meget en bestemt type adfærd er rigtig, og en anden er mindre. For eksempel kan en smoking være acceptabel påklædning til en prisuddeling for amerikanske forretningsmænd, men helt malplaceret ved en prisuddeling for skotterne, hvor den formelle kilt er mere i tråd med lokale skikke. Der blev dog ikke vedtaget nogen skriftlig dresscode.

Forskellen mellem det regulatoriske og normative system til kontrol af ledelsesmæssige beslutninger er således en formalitet. Regulatorisk kontrol er et uformelt styringssystem i modsætning til regulatorisk kontrol.

Kommandokontrol

Denne organisering af kontrol over ledelsesbeslutninger er blevet almindelig i mange virksomheder. Teamnormer er uformelle regler, der gør teammedlemmer opmærksomme på deres ansvar over for deres kolleger.

Mens opgaven for teamet norm alt er formelt dokumenteret, udvikles de måder, hvorpå deltagerne i processen interagerer, norm alt over tid, efterhånden som teamet gennemgår vækstfaser. Selv ledelsen er uformelt aft alt: nogle gangeden udpegede leder kan have mindre indflydelse end den uformelle leder. Hvis f.eks. opinionslederen har mere erfaring end den formelle teamleder, vil teammedlemmerne sandsynligvis henvende sig til opinionslederen for at få vejledning, der kræver specifikke færdigheder eller viden.

Teamnormer har en tendens til at udvikle sig gradvist, men når de først er dannet, kan det have en stærk indflydelse på virksomhedens adfærd.

Organisationskontrol

Normer baseret på organisationskultur er også en form for normativ kontrol. Organisationskultur omfatter de fælles værdier, overbevisninger og ritualer i en bestemt organisation. Denne type kontrol ligger således i den korrekte tilpasning af normer og mål.

Formelle og uformelle styringssystemer

Det blev tidligere nævnt, at myndighedskontrol og alle dens underarter tilhører det formelle kontrolsystem, mens normativ kontrol hører til det uformelle. Tabellen nedenfor beskriver forskellene mellem de to styresystemer.

Formelt ledelsessystem	uformelt styringssystem
Organisationen har klare procedurer, regler og retningslinjer for at forklare de forskellige ledelseskrav De motiverer ledelsen, såvel som underordnede, til at udføre tildelte opgaver på en sådan måde, at de opnår operationelle mål inden for den optimale tidsramme Bruges til at koordinere adfærd hos overordnede og underordnede	Organisationen er præget afuformelle og uskrevne processer til ledelsestilsyn De sigter mod at give højere motivation blandt medarbejderne og sikre korrekt implementering af organisationens mål og strategier Uformelle styringssystemer øger også tilpasningen af mål
Et eksempel på et formelt system ville være de regler og retningslinjer, der bruges af Human Resources til funktioner såsom rekruttering og personaleudvikling.	Et eksempel på et uformelt kontrolsystem er loyalitet over for organisationen og respekt for organisationskultur som en adfærdsstil for medarbejderne.

De brede kategorier af regulatorisk og regulatorisk tilsyn er til stede i næsten alle organisationer, men den relative vægt af hver type varierer. Inden for den regulatoriske kategori er bureaukratiske, økonomiske og kvalitetskontroller. Den normative kategori omfatter kommando- og organisationsnormer. Begge kategorier af normer kan være effektive. Ledelsens opgave er at bringe medarbejdernes adfærd i overensstemmelse med organisationens mål.

Derfor kan effektiv ledelsesmæssig kontrol opnås på flere forskellige måder. Kontrolsystemer er designet til at indsamle data og bruge disse oplysninger til at hjælpe en organisation med at nå sine mål. Systemet fokuserer på effektiviteten af forskellige organisatoriske elementer, framenneskelig aktivitet til økonomiske resultater.

Et etableret overvågningssystem kan bringe reelle fordele til en virksomhed - påpeg problemer, planlæg nye strategier og sørg for bedre koordinering mellem forskellige afdelinger og divisioner.