Office administrator jobbeskrivelse: pligter, funktioner og rettigheder

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

På de fleste offentlige steder er den første person, du møder, så snart du krydser tærsklen, receptionisten. Disse specialister er ansat af hoteller, skønhedssaloner, restauranter og naturligvis kontorinstitutioner. De har mange ansvarsområder, lige fra at kommunikere med gæster og partnere til at behandle dokumentation.

Funktioner

Det er værd at sige, at administratoren er en meget alsidig profession, som kan omfatte alsidige opgaver. Fordelen for begyndere er, at det ikke kræver nogen dybdegående viden inden for et bestemt område.

Potentielle arbejdsgivere er mere opmærksomme på personlige egenskaber. En potentiel kandidat til stillingen som kontoradministrator bør være moderat omgængelig, være i stand til at etablere kontakter med forskellige mennesker og korrekt udtrykke deres egne tanker. Det vil også være en fordel at have interesse for det valgte område.aktiviteter og evnen til at håndtere stress. Sidstnævnte kvalitet vil helt sikkert være nyttig for den fremtidige administrator. Han bliver nødt til at kommunikere med et stort antal besøgende, blandt hvilke konflikter helt sikkert vil komme på tværs. Men selv i sådanne situationer skal administratoren være i stand til at være høflig.

Det skal bemærkes, at der afhængig af virksomhedens rekrutteringspolitik kan stilles krav til videregående uddannelser, evne til at arbejde med kontorudstyr osv.

Arbejdsplanen for denne stilling er norm alt bestemt af virksomhedens åbningstid, da det er administratoren, der åbner den om morgenen og lukker den om aftenen. Men når der arbejdes døgnet rundt for medarbejdere, udarbejdes der en vagtplan. Som regel fungerer kontorer ikke i denne tilstand.

Det er også værd at være opmærksom på, at administrator og kontorchef er forskellige fag. Kontorchefen fører faktisk tilsyn med andre medarbejdere. Administratoren udfører i modsætning til ham ikke denne funktion. Han udfører kun sine egne funktioner og interagerer med andre medarbejdere på kontoret, hvis det er nødvendigt.

Hovedansvar

En kontoradministrator, der er på arbejdspladsen, skal udføre et betydeligt antal opgaver, som ledelsen tildeler ham. Lad os kort liste dem op.

• Modtagelse og efterfølgende distribution af telefonopkald. Under forhandlinger skal administrator registrere oplysningerne og overføre dem til medarbejderne. Om nødvendigt skal opkaldetomdirigere til en anden afdeling.
• En kontoradministrators pligter omfatter en klausul, der kræver, at en medarbejder yder indledende rådgivning til potentielle kunder.
• Behovet for at behandle indgående såvel som udgående dokumentation.
• Opslå jobannoncer på specialiserede portaler og rekrutteringsbureauer. Kontoradministratorens opgaver involverer også at gennemføre indledende interviews med potentielle kandidater.
• Køb af papirvarer og forbrugsvarer, der er nødvendige for at sikre en problemfri drift af kontorudstyr.

Ud over de opgaver, der er nævnt ovenfor, interagerer kontoradministratoren faktisk konstant med folk. Det er både potentielle kunder og nuværende medarbejdere i virksomheden. Det er denne specialist, der er ansvarlig for at planlægge medarbejdere.

Rights

Antallet af rettigheder er, i modsætning til pligter, meget mindre. Så hvad gør kontoradministratorinstruktionen?

• Handler på vegne af virksomheden og repræsenterer dets interesser i samspil med andre virksomheder.
• At interagere med andre medarbejdere inden for den tildelte myndighed.
• Kom med forslag til overvejelse for at forbedre organisationens præstationer.

Office-administratorfunktioner

Denne specialist burde være på arbejdspladsenudføre et betydeligt antal opgaver, der er tildelt ham:

• Forberedelse af kontoret.
• Oprethold orden.
• Betjener besøgende.
• Telefontjeneste.

Faktisk kan antallet af funktioner være flere. Det afhænger af listen over jobansvar for kontoradministratoren i en bestemt institution.

Forberedelse af kontoret

Opfyldelse af tildelte funktioner begynder som regel med forberedelse til en ny arbejdsdag. Når han ankommer til sin arbejdsplads, kontrollerer administratoren arbejdet med kontorudstyr, tilgængeligheden af forbrugsvarer og papirvarer. Dernæst skal specialisten sætte sig ind i listen over besøgende og skabe betingelser for deres møde.

Vedligeholdelse af ordre

Administratoren bør ikke være direkte involveret i rengøring og andre aktiviteter for at opretholde orden på kontoret. Men blandt hans opgaver er behovet for at koordinere vedligeholdelsespersonalets arbejde. Han skal planlægge rengøringen samt angive dens varighed.

Kundeservice

Administratorens opgaver består også i at forhandle med besøgende om tidspunktet for besøget, koordinere dem med lederen. Besøgsplanen bør udarbejdes på en sådan måde, at der ikke er nogen overlapninger, og ingen skal spilde tiden med at vente. Derudover skal administratoren møde besøgende. Det er ham, der skaber den førsteindtryk.

Telefontjeneste

Denne funktion er tildelt administratoren for at frigøre lederen fra forhandlinger og ikke distrahere ham fra arbejdsgangen. En medarbejder kan løse nogle problemer på egen hånd eller lave en aftale om en besøgende i overensstemmelse med lederens tidsplan. Når medarbejderen udfører disse funktioner, skal medarbejderen bestemt bevare fortroligheden og ikke videregive de oplysninger, som er tilgængelige for ham, til udenforstående.

Eksempel

Jobbeskrivelsen for kontoradministratoren kan omfatte forskellige elementer afhængigt af kravene i en bestemt organisation. Dog vil der som regel være foreskrevet standardbetingelser i den, som tages som forbillede.

• Generelle bestemmelser.
• Kvalifikationskrav. Som regel er en sekundær specialiseret uddannelse tilstrækkelig for en potentiel administrator. Erfaring vil helt sikkert være et aktiv.
• Ansvar. Ingen jobbeskrivelse er komplet uden denne vare.
• Rettigheder. Administratoren har f.eks. ret til at fremsætte forslag til forbedring af virksomhedens aktiviteter.
• Yderligere bestemmelser, der kan omfatte elementer, der ikke er inkluderet i andre sektioner.

Det er sædvanligt at give en jobbeskrivelse til en ny medarbejder til gennemsyn, som han skal bekræfte med sin egen underskrift.

Workplace

Instruktion om arbejdsbeskyttelse til administratoren af kontoret stiller nogle krav til arbejdsforhold. Fx skal arbejdspladsen placeres på en sådan måde, at medarbejderen har det godtudføre deres egne opgaver. Som regel er det placeret ved siden af lederens kontor og giver dig mulighed for at overvåge andre medarbejdere.

Du skal forstå, at når de udfører opgaver, skal administratoren såvel som andre medarbejdere ofte bruge kontorudstyr. Derfor skal den placeres på en sådan måde, at den er tilgængelig til kortvarig brug.

En af de vigtige opgaver, der ikke er tydeligt beskrevet i administratorens jobbeskrivelse, er at fungere som bindeled mellem den nærmeste leder og underordnede. Derfor bør medarbejderen forsøge at skabe et gunstigt miljø og etablere kontakter med andre specialister. Det er vigtigt ikke kun at formidle lederens instruktioner korrekt, men også at være i stand til at kontrollere nøjagtigheden af deres implementering.

Af denne grund bliver evnen til at forbinde med andre en vigtig faktor for at opnå succes i denne stilling. Det gælder både ledere og underordnede. Med hensyn til personlige egenskaber betragtes organisation og stressmodstand som ret vigtigt, hvilket giver dig mulighed for at styre andre medarbejdere og bevare roen, selv når du håndterer konfliktbesøgende.