Udgående korrespondance: registreringslogfiler, regnskab, prøver, udfyldningsregler

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

I enhver sfære af den nationale økonomi er der et papirarbejde, der omfatter mange funktioner. Blandt dem er regnskabsføring af indgående og udgående korrespondance en af de vigtigste. Der er ingen enkelt virksomhed, der fungerer isoleret fra andre organisationer. Kommunikation og samarbejde med kunder, leverandører, finansielle og andre institutioner er obligatorisk. Derfor kan produktionsprocessen ikke undvære korrespondance. Hvem varetager registreringen af ind- og udgående breve? Hvordan redegør man korrekt for dem? Hvem har brug for det og hvorfor? Vi vil overveje disse spørgsmål i artiklen.

Kategorier af korrespondance. Funktioner ved udgående dokumentation

Der er rigtig mange former og typer dokumenter, men de falder alle i kun to hovedkategorier:

• Sender (udgående post).
• Modtaget (indgående mail).

Lad os se på betydningen af hver kategori.

Korrespondance, kaldet udgående, kan sendes til følgende modtagere:

• Højere myndigheder.
• Underordnedeorganisationer.
• Partnervirksomheder.
• Afdelinger, værksteder og andre strukturelle afdelinger af virksomheden.

Hvilke dokumenter sendes til højere myndigheder?

Praktisk t alt enhver virksomhed er underordnet enhver organisation (distrikt, departement, region alt såvel som ministerier). Udgående korrespondance sendt til disse institutioner kan være rapporter, rapporter, planer for måneden, kvartalet, året, svar på anmodninger. Det udsendes som udgangspunkt på godkendte standardblanketter eller på almindelige ark med virksomhedens logo.

Dokumenter til downline-organisationer

Ikke alle, men mange virksomheder samarbejder med organisationer, der er underordnet dem. Det kan være udøvende organer, filialer, små virksomheder og andre. Den korrespondance, han sender, kan være direktiver, ordrer, meddelelser, regler, instruktioner, undervisningsmateriale. Det udstedes også på brevpapir eller almindelige ark med firmalogo. Instruktioner og undervisningsmaterialer kan desuden have form af brochurer og manualer, men de skal være ledsaget af instruktioner på standardformularer eller følgebreve med segl og underskrift. Hvis der ikke er nogen, skal selve manualerne og brochurerne have den afsendende virksomheds segl og underskrifter fra ansvarlige personer.

Dokumentation til partnervirksomheder

Som regel taler vi i dette tilfælde om leverandører, distributører og kunder. Den korrespondance, han sender, er ordrer, meddelelser ommodtagelse af varer, krav, reklamebrochurer, meddelelser om ændringer i eventuelle vilkår i en aftale eller kontrakt, forretningsforslag.

Det skal bemærkes, at reklamemateriale, prislister, lykønskninger, invitationer, f.eks. til en præsentation, ikke skal registreres.

Dokumentation inden for samme organisation

Denne type udgående korrespondance finder sted på virksomheder, hvor der er 2 eller flere afdelinger, værksteder, afdelinger. I sådanne tilfælde udsteder ledelsen ordrer, beslutninger, retningslinjer, instruktioner og lignende dokumenter, som sendes til afdelinger og værksteder. Så for ledere og administration vil sådan korrespondance være udgående, og for en workshop eller afdeling - indgående.

Regler for tidsskriftdesign

Uanset hvor dokumentet sendes til, skal der redegøres for det. For at gøre dette er der logfiler til registrering af udgående korrespondance. I en tid, hvor computere og internettet ikke fandtes, blev sådanne journaler ført i hånden. De kunne være vilkårlige. En almindelig notesbog, regnskabsbog, notesblok kunne bruges. Det vigtigste var, at magasinet skulle have syede ark, så de ikke kunne rives ud. Derudover skulle de nummereres. Tidsskriftets titelblad viste datoen for påbegyndelsen. Tidligere var det påkrævet at sy siderne med tråde, forsegle deres ender med et ark papir, hvorpå det var nødvendigt at sætte segl og underskrift fra den ansvarlige person. Også på dette ark blev det samlede antal nummererede sider nedskrevet. Rettelser var ikke tilladt.

Nu er syningen af magasinet med tråde gemt nårregistrering af særligt vigtige dokumenter af økonomisk eller juridisk værdi.

Siderne i magasinet er nummererede i de fleste virksomheder.

Når den sidste linje i kladden er udfyldt, bliver datoen for dens slutning sat ned. Den opbevares fra 3 til 5 år. Det afhænger af typen af korrespondance, der er registreret i den. Retskendelser, finansielle konti, langtidskontrakter og lignende anses for at være særligt vigtige. Du kan kun disponere over journalen, hvis hvert af de dokumenter, der er registreret i den, har mistet sin retskraft.

Computerhjælp

I denne computerteknologis tidsalder er det svært at finde en ekspedient, der manuelt sporer loggen over indgående og udgående korrespondance. Nu er der et bestemt program, der giver dig mulighed for at udskrive formularer eller føre optegnelser på en computer. For at bruge det skal du have:

• Computer med MS Office, MS Excel-programmer.
• Printer.
• Scanner.
• Computer-e-mail.
• Et frimærke som dette: "Entrance. Nej. _, "_" _20_" Det kan skrives manuelt eller købes færdiglavet.

Dernæst skal du gå ind i programmet, downloade den påkrævede formular og begynde at arbejde med den. Du kan printe formularen, lave en masse fotokopier, sy dem. Du får en journal, hvor du skal lave noter i hånden. Du kan ikke udskrive, registrere direkte på din computer. Sådan opbevares dokumenter som regel, som du ikke behøver at underskrive.

Hvor mange magasiner har du brug for?

Ofte ofterei alt fører virksomhederne én log over udgående korrespondance. Nogle organisationer med mange partnere og andre modtagere kan dog have flere af disse magasiner, såsom:

• Til registrering af korrespondance sendt til tredjeparter og for dokumenter inden for virksomheden.
• For breve sendt til indenlandske og udenlandske virksomheder.
• For dokumenter beregnet til bestemte organisationer (f.eks. hovedkontoret, ministeriet og så videre) og alle andre. Dette gøres for at lette dokumenthåndteringen, men enhver journal er udarbejdet efter en enkelt standard.

Derudover har nogle organisationer separate journaler for hver type dokumentation. For eksempel at registrere udgående ordrer, regnskabsordrer, meddelelser, manualer, kundeklager, protokoller og så videre. For at redegøre for sådanne dokumenter kan formularer med andre kolonner bruges.

Sådan opbevarer du journalposter

Det skal siges, at formularformerne er nogenlunde de samme til at tage højde for alle typer af udgående korrespondance. En prøve, der viser, hvordan designet skal se ud, er givet i vores artikel.

Øverst på hver side er der en "header" med kolonner:

• Oplysningens serienummer, det var også påført dokumentet.
• Afrejsedato.
• Dokumenttitel (f.eks. "Statusrapport").
• Opsummering (bogstaveligt t alt et par sætninger, du kan også lægge dokumentnummeret ned).
• Navn på den institution, korrespondancen sendes til.
• Signatur af ansvarlig registrant.
• Afrejsemetode (almindelig eller e-mail, fax). Denne vare er blevet tilføjet med fremkomsten af nye teknologier. Tidligere var det ikke i korrespondanceloggen.
• Hvis der sendes et svar på en anmodning eller en udførelsesrapport, skal journalen angive nummeret på det dokument, som det sendte brev blev oprettet på grundlag af. Det er også nødvendigt at angive data om kunstneren (navn, stilling).
• Antal kopier. Nogle gange tildeles en kolonne separat, hvor antallet af sider i en kopi er angivet.
• Bemærk. Oplysninger, der ikke er inkluderet i de foregående kolonner, er angivet her.

Hvis det udgående dokument ikke er et svar på en anmodning eller en rapport, sættes streger i kolonnerne om udførelse og den ansvarlige person.

I vores tid har indholdet og udfyldningen af loggen over udgående korrespondance ikke ændret sig. Eksempel vist ovenfor.

Indgående mail

Breve og dokumenter kan modtages af virksomheden fra følgende kilder:

1. Højere myndigheder.
2. Underordnede.
3. Partnerfirmaer.
4. Andre institutioner, der ikke er nævnt ovenfor (politi, banker, domstole, private borgere osv.).
5. Inden for en virksomhed kan indgående korrespondance komme fra administrationen eller en anden strukturel enhed, f.eks. fra regnskabsafdelingen.

Over osovervejet, hvilke papirer der kan udgøre korrespondance fra de organisationer, der er angivet i de første tre afsnit.

Dokumenter fra andre institutioner kan være en stævning til en medarbejder, en fuldbyrdelse, en retsafgørelse, en retssag, en klage eller en udtalelse fra en privatperson, og så videre.

De papirer, der repræsenterer arbejdsgangen i virksomheden, kan være meget forskellige: ledelsesordrer, ordrer, instruktioner, forskrifter, standarder, sikkerhedsforskrifter, meddelelser og så videre.

Arbejde med indgående dokumenter

Det er nødvendigt at føre optegnelser over ikke kun udgående korrespondance, men også indgående. Journalen, hvor breve modtaget af virksomheden registreres, udfærdiges efter samme regler som for tilsendte dokumenter.

Forskellen er i "hætten" på formularerne. Den skal indeholde følgende kolonner:

• Ordin alt nummer. Det er også påført dokumentet.
• Dato modtaget.
• Organisation, der sendte dokumentet.
• Sådan blev det modtaget (via fax, e-mail eller almindelig post).
• Dokumentnavn.
• Antal kopier.
• Hvor dokumentet blev sendt (værksteds-, afdelings- eller mappenavn).

En prøve af en af formularerne i journalen for indgående korrespondance er præsenteret nedenfor.

Hvis det indkomne dokument er en ordre eller en metodisk instruktion fra ledelsen modtaget af værkstedet (afdelingen) til udførelse, skal registreringsloggen angive, hvem der er den ansvarlige person, og også påførepræstationsnote, dato og kunstnerens underskrift.

Hvem fører optegnelserne?

Enhver ansvarlig person udpeget af lederen kan registrere indgående og udgående korrespondance. I dette tilfælde skal denne type arbejdsaktivitet indgå i hans jobbeskrivelse eller godkendes efter ordre fra virksomhedens leder. Kontorarbejdet i organisationer varetages som udgangspunkt af en sekretær. Derudover kan en ansat på kontoret eller en administrator (i små virksomheder) udføre registreringen af korrespondance. I nogle organisationer varetages korrespondancen af to ansatte - kompilatoren og sekretæren.

Butikker og afdelinger fører også optegnelser over indgående og udgående dokumentation. Dette gøres af en medarbejder, som er pålagt denne type aktivitet efter ordre fra ledelsen.

Hvordan skal jeg registrere indgående dokumentation korrekt?

Registrering af indgående og udgående korrespondance er ikke en vanskelig opgave, men en ansvarlig opgave. Alle dokumenter modtaget af virksomheden er regnskabspligtige. Hvis de kommer fra organisationer, skal de stemples og underskrives af lederen. Nogle gange kræves også underskrift af ansvarlige personer, for eksempel regnskabschefen, hvis der er tale om en faktura udstedt til virksomheden. Breve fra enkeltpersoner, såsom forklarende eller påstande, kan kun bære underskriften af den person, der har udarbejdet dette dokument.

I de fleste virksomheder skal al indgående korrespondance gennemgås af lederen for at holde sig ajour med produktionsprocesserne. Ham selvbeslutter, hvad der skal gøres med de modtagne dokumenter - at acceptere til eksekvering, at gøre de involverede personer bekendt med oplysningerne eller blot at arkivere papiret i en mappe. Derfor giver sekretæren, efter at have registreret den indkommende korrespondance i journalen, den til lederen. Han sætter et mærke på hvert dokument, til hvilken afdeling det skal sendes.

Baseret på denne "dom" noterer sekretæren i registret over indgående korrespondance i den relevante kolonne den yderligere "skæbne" for hvert brev. For eksempel kan en ny forskrift om beregning af præmien sendes til regnskabsafdelingen, sikkerhedsvejledning til teknisk afdeling og et krav fra borger Ivanov til produktkvalitetskontrolafdelingen. Dette fuldender sekretærens arbejde med den indkommende dokumentation.

Hvordan holder jeg styr på udgående post?

Ovenfor undersøgte vi, hvilke papirer der kan relatere til denne type dokumentation. I nogle organisationer skal individuelle anmodninger besvares af en assisterende sekretær eller compiler. Ifølge GOST R 6.30-2003.12 er et sådant dokument udarbejdet på en speciel formular eller på et blankt ark med virksomhedens logo. Ethvert forretningsbrev, der sendes til en organisation eller enkeltperson, skal stemples og underskrives af lederen. Sekretæren skal som udgangspunkt lave en fotokopi af dokumentet, som skal arkiveres i den rigtige mappe.

Udgående korrespondance registreres i den tilsvarende journal. Sekretæren skal kontrollere, om alle nødvendige segl og underskrifter, oplysninger om sin virksomhed ogden organisation, for hvilken dokumentet er udfærdiget, påføres det nummer, der svarer til det, under hvilket det er indført i journalen, datoen for afrejsen, navnet på den mappe, hvori kopien er gemt. Hvis korrespondancen, der sendes, er et svar på et indgående brev, skal du også skrive det nummer, som det er registreret under. Dokumenter skal sendes på den dag, der er angivet i registreringsloggen.

Hvorfor har vi brug for korrespondanceregnskab?

Nogle mennesker, der er langt fra produktion, mener, at omhyggelig registrering af indgående og udgående korrespondance er ekstraarbejde, det såkaldte papirarbejde. Faktisk udfører korrespondanceregnskab følgende funktioner:

• Organiserer arbejdsgangen.
• Sikrer rettidig respons på indgående signaler.
• Strømliner udvekslingen af information inden for produktionen.
• Garanterer virksomhedens effektive deltagelse i det udenlandske økonomiske liv.
• Hjælper dig hurtigt med at finde det dokument, du har brug for.

Vigtigheden af dette arbejde er indlysende, så du er nødt til at gribe dets implementering ansvarligt an.