Projektplanlægning er Stadier og funktioner i processen, udviklingen og udarbejdelsen af en plan

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Under planlægningen træffes der kvalitative og kvantitative beslutninger for at nå organisationens mål på lang sigt. Desuden er det i løbet af et sådant arbejde muligt at bestemme præcist de optimale stier. Projektplanlægning er udarbejdelsen af et præcist skema, hvorefter udviklingen af organisationen skal udføres. Dette giver dig mulighed for at gennemtænke alle detaljer, vælge måder at løse problemer på og nå dine mål. Hvordan et sådant arbejde udføres, vil blive diskuteret senere.

Planlægning af aftale

Projektplanlægning er en vigtig proces i virksomhedsledelse. Det er ekstremt vigtigt, hvorfor næsten alle virksomheder i dag udfører dette arbejde. Det tager lidt tid og ressourcer, men det betaler sig.

Fra kvaliteten af planlægning til projektledelseafhænger af deres videre gennemførelse. Under en sådan procedure gennemføres en igangsættelse, hvor charter, deltagerregistret godkendes, og en strategisk retning for videre udvikling udvælges.

Først udarbejdes rækkefølgen af hovedhandlingerne. Efter deres godkendelse er detaljerne udarbejdet.

Efter at have skitseret konceptet for det fremtidige projekt og hovedstadierne i dets fremskridt, vil ledelsen være i stand til at korrigere alle dets faser, vælge de bedste måder at nå de fastsatte mål på.

Projektplanlægning er en vigtig proces i ledelsen. Det giver dig mulighed for efterfølgende at overvåge, rettidigt korrigere bevægelsen på udviklingsvejen. Faktiske indikatorer sammenlignes med planlagte, hvilket afslører information om graden af gennemførelse af de planlagte opgaver. I løbet af overvågningen tages der hensyn til løbende opdatering af information fra eksterne og interne kilder. Betingelserne i planen, betingelser og indikatorer kan ændres, da de skal svare til den reelle situation.

Planlægning påvirker alle projektledelsesprocesser direkte. Derfor udføres det af enhver organisation. Det er umuligt at styre noget, hvis der ikke er en klart fastlagt rækkefølge af handlinger. Disse faser er opgaver, hvis gennemførelse fører til opnåelse af målet. Hvis noget begynder at gå g alt som planlagt, identificerer lederen årsagerne til sådanne fænomener, beslutninger træffes om de rigtige handlinger under omstændighederne.

Planlægningsprocessen er den indledende fase af projektets livscyklus. Det er umuligt udenopnå det ønskede resultat.

Planlægningsopgaver

Planlægning af projektets mål involverer udviklingen af et system af opgaver, der ligesom trin fører til deres opnåelse. Det præsenterede arbejde giver dig mulighed for selv før arbejdets start at bestemme, om den valgte type aktivitet kan give overskud. Hver investor søger at investere sine midler i det mest rentable, rentable projekt. Det er muligt at skitsere de vigtigste parametre og resultater af fremtidige aktiviteter, at vælge passende, realistiske måder at opnå dem under planlægningen.

For at være produktiv skal en organisation håndtere en række udfordringer. Hvis det i løbet af beregninger viser sig, at resultatet af sådanne aktiviteter er negativt (virksomheden vil modtage et tab), ikke højt nok, er det nødvendigt at identificere årsagerne til dette fænomen. Ved at foretage visse justeringer er det muligt at øge effektiviteten af projektet. Der kan foretages ændringer på hvert trin af opgavernes gennemførelse. De kan være som følger:

• Detaljer, præcisering af formålet (eller målene) med designet, fastlæggelse af det ønskede resultat af begivenheden.
• Bestemmelse af omfanget og sammensætningen af fremtidigt arbejde.
• Estimer timingen for hver etape.
• Beregn budgetomkostningerne for projektet.
• Opret en tidsplan og beregn budgettet for hver fase.
• Behovet for ressourcer er bestemt. Beregningen foretages for hver fase af projektet og organisationens aktiviteter i denne retning som helhed.
• Logistikplan i gang.
• Risikovurdering udføres, en metode er ved at blive oprettet for den korrekte reaktion i tilfælde af farlige situationer.
• Detaljer om begivenheden forklares detaljeret for investoren.
• Detaljer aftales med alle deltagere i processen.
• Ansvaret for udførelse af arbejde og udførelse af de pålagte opgaver er fordelt mellem udførende og ledere.
• Planlagte interaktioner og ledelsesmæssige planlægningsprocedurer er ved at blive specificeret.

Projektledelse og projektplanlægning er tæt forbundet. Kun en konsekvent opfyldelse af de opgaver, der er fastsat inden for den aft alte tidsramme og fuldt ud, kan garantere opnåelsen af målet, hvilket giver overskud i løbet af virksomhedens aktiviteter.

Hovedprocesser

I processen med at organisere projektplanlægning udføres en række obligatoriske og valgfrie handlinger. Uanset organisationens aktiviteter, anvendes de i forløbet med at skabe en overordnet strategisk vision. Obligatoriske processer omfatter følgende:

• Beskrivelse og yderligere dokumentation af alle planlagte opgaver, projektindhold.
• Definition af projektets hovedfaser, deres efterfølgende detaljering.
• Udarbejdelse af et estimeret skøn. De samlede omkostninger for alle ressourcer, der kræves for at fuldføre projektet, er beregnet.
• Udarbejdelse af en trin-for-trin handlingsplan, hvis implementering vil føre til opnåelse af dine mål.
• Beskriver rækkefølgen af arbejdet.
• Afhængigheder af teknisk karakter, samt restriktioner for det udførte arbejde.
• Beregning af den nødvendige tid forfærdiggørelse af hvert trin i arbejdet, bestemmelse af arbejdsomkostninger og andre ressourcer, der vil være nødvendige på hvert trin i produktionscyklussen.
• Bestemmelse af typen, sæt ressourcer samt deres volumen.
• Angiver den faktiske timing af arbejdet, hvis ressourcerne er begrænsede.
• Opret et budget, og link estimerede omkostninger for hver type arbejde.
• Opret en færdig plan.
• Samling af resultaterne af andet forskningsarbejde under design, layout af planlagte værdier i ét dokument.

Under planlægningen og udviklingen af projektet er disse handlinger obligatoriske.

Hjælpeprocedurer

Under planlægning af projektimplementering er nogle processer muligvis ikke nødvendige. Først når der er behov for dem, medtager lederen dem på den generelle liste. Disse understøttende processer omfatter følgende:

• Pllægger kvalitetsstandarder, sætter deres maksim alt tilladte rækkevidde. Måder at opnå det påkrævede niveau af færdige produktegenskaber diskuteres også.
• Planlægning inden for organisation, hvilket indebærer fordeling af funktionelle kompetencer, ansvar og underordning blandt alle projektdeltagere.
• Udvælgelse af personale med det passende niveau af kvalifikationer, erhvervserfaring, hvis aktiviteter vil gøre det muligt at implementere projektet så hurtigt som muligt. I nogle tilfælde er dannelsen af et velkoordineret teamwork påkrævet.
• Etabler kommunikation for at sikre medlemmerprojekt med de oplysninger, du har brug for.
• Identifikation af typer af projektrisici, deres vurdering og dokumentation. Dette giver dig mulighed for at identificere og eliminere usikkerheder selv på planlægningsstadiet for at vurdere graden af deres mulige indvirkning på projektet. På dette stadium beregnes både gunstige og ugunstige scenarier for udviklingen af situationen under implementeringen af den valgte strategi.
• Planlægning af logistikprocedurer. Det er præcist fastlagt, hvilke råvarer, andre nødvendige materialer og ressourcer der vil blive indkøbt fra eksterne organisationer, i hvilken mængde, og også med hvilken hyppighed leveringer vil blive foretaget.

Andre aktiviteter kan være nødvendige under planlægningen af projektprocesser. Det afhænger af de mål, som organisationen forfølger i løbet af sit arbejde.

Planlægningstrin

Der er 4 hovedstadier i projektplanlægningen. De blev tilbudt af konsulentfirmaet Booz Allen & Hamilton.

Standardplanlægningsmodellen er som følger:

Stage 1. Dannelse af mål

To typer mål er sat. De kan være formelle eller reelle. I det første tilfælde opstilles kriterier for at bestemme nytten af projektet. Formelle mål opstår fra lederes motivation. Reelle mål er måderne, hvorpå formelle mål kan nås.

Trin 2. Problemanalyse

I denne planlægningsfase bestemmes organisationens reelle situation. Dernæst laves en prognose om dens fremtidige tilstand. Derefteridentifikation af eksisterende problemer udføres, til hvilket formål systemer af mål er i modsætning til resultaterne af prædiktiv analyse. Dette gør det muligt at strukturere problemer i sidste ende.

Stage 3. Søg efter alternativer

Dette er løsninger, der udelukker hinanden.

fase 4. Evaluering af alternativer

Acceptabiliteten af hvert af de eksisterende scenarier bestemmes. Effektiviteten og graden af risiko for hver beslutning evalueres, hvorefter der træffes en passende beslutning. Det optimale alternativ bør ikke kun være praktisk gennemførligt, men også lovligt, så du kan komme så tæt på målet som muligt. Samtidig tages der hensyn til eksisterende restriktioner i tid, ressourcer osv.

Når du opretter et planlægningsprojekt for en territorial, industriel eller anden type, skal du sørge for at anvende det i fremtiden for at sammenligne reelle resultater med planlagte. Dette giver dig mulighed for at styre fremskridt hen imod et fælles mål, foretage passende justeringer rettidigt.

Planlægning

Det er værd at bemærke, at projektplanlægning er baseret på en lidt anderledes ordning. Den fremhæver 5 hovedstadier:

1. Definere job og skrive dem som en liste. I nogle tilfælde begår ledere fejl ved ikke at liste alle processer på én gang. For at udelukke dette fænomen anbefales det at anvende metoden med sekventiel dekomponering i løbet af fastlæggelsen af det kommende arbejde.
2. For hver valgt position bestemmes rækkefølgen og varigheden. Det afhænger afteknologiske træk ved det kommende arbejde. Hertil anvendes også nedbrydningsteknikken, som suppleres med ekspertvurderinger. Dette giver dig mulighed for nøjagtigt at bestemme den planlagte varighed af hver operation. For at gøre dette kan du bruge brainstorming-teknikken, som giver dig mulighed for at overveje teknologiens funktioner fra forskellige synsvinkler.
3. Bestemmer typen af ressourcer og deres tilgængelighed. Det kan være økonomi, materialer, arbejdskraft, information og så videre. Tidsplanen for det udførte arbejde er korreleret med tidsplanen for logistik, finansiering osv. Alle faser skal hænge sammen, udgør en kontinuerlig proces. Dette undgår forstyrrelser i produktionsprocessen. Samtidig kræver knappe ressourcer særskilte overvejelser. De bestemmer i høj grad varigheden og rækkefølgen af hele spektret af kommende værker.
4. Restriktioner er sat udefra. Disse omfatter sæsonbestemt produktion, fremstillingsevnen af udstyrsforsyninger og andre eksterne faktorer.
5. Et system er ved at blive oprettet til at reagere på nye risici i løbet af projektledelsen. Projektplanlægning begynder med deres analyse. For de mest sandsynlige og farlige trusler er passende reaktionsforanst altninger ved at blive udviklet.

Planlægningsprincipper

I løbet af planlægningen af et forretningsprojekt skal en leder overholde visse principper. De vigtigste er:

• Formålsfuldhed. Gennemførelsen af projektet forfølger et klart, endeligt mål uden at blive sprøjtet på ubetydelige opgaver.
• Systematisk. Fremtidig projektledelse bør være holistisk og omfattende. Samtidig tages der hensyn til funktionerne i dens udvikling og kompilering. I nogle tilfælde kan et projekt være opdelt i delsystemer. De vil også være beslægtede. Samtidig medfører ændringer i et system ændringer i en anden struktur. At nedbryde projektet i flere dele giver dig mulighed for at spore de interne forbindelser og interaktioner mellem elementer, vælge den mest effektive struktur. Evaluering af projektgennemførelsen i dette tilfælde kan gives i form af kvalitative og kvantitative processer.
• Kompleksitet. Fænomener betragtes ud fra deres sammenhæng og afhængighed. Til dette bruges forskellige metoder og tilgange til ledelse.
• Sikkerhed. Under planlægningen af projektarbejdet er det forudset, at alle aktiviteter er bemandet med de nødvendige ressourcer.
• Prioritet. Hovedopmærksomheden i udviklingen af projektet er givet til de vigtigste, vigtigste opgaver. Deres definition afhænger af det overordnede koncept for udvikling i fremtiden.
• Økonomisk sikkerhed. Graden af tab og tab pådraget af organisationen i tilfælde af manglende opfyldelse af den påtænkte begivenhed beregnes. Risici kan slet ikke undgås, men de skal vurderes og begrundes beslutninger i denne retning.

Projektstrukturering

Strukturering er påkrævet i løbet af projektarbejdet planlægning. Den hierarkiske arbejdssekvens involverer at dele hele projektet op i separate dele. Dette giver dig mulighed for at detaljere komplekserne på forskellige niveauer. Sådantilgang forenkler processtyring.

Strukturering giver dig mulighed for at gøre følgende:

• Definer omfanget af arbejdet for at opnå mellemliggende mål.
• Kontroller graden af projektets fremskridt, vurder muligheden for at nå alle dets mål.
• Rapportering oprettes i henhold til den optimale struktur.
• Milepæle er sat til at måle projektets fremskridt.
• Ansvaret er korrekt fordelt blandt de optrædende.
• Alle teammedlemmer modtager objektiv, forståelig information om projektets mål og mål.

Fejl i struktureringen

Nogle ledere begår fejl i løbet af struktureringen, hvilket påvirker opnåelsen af mål negativt. De vigtigste er følgende:

• Struktureringsfasen springes generelt over. Lederen går direkte i søgningen efter løsninger på problemerne i den nuværende periode.
• Kun organisatoriske enheder bruges, ingen endelige produkter eller ressourcer anvendes.
• Strukturering dækker ikke hele projektet.
• Strukturelementer gentages.
• Der er ingen integration af strukturer i overensstemmelse med specifikationerne for udarbejdelse af projektdokumentation og finansiel rapportering.
• Strukturen er over- eller underdetaljeret.
• Individuelle elementer af projektet kan ikke behandles på en computer.
• Immaterielle slutprodukter (tjenester, tjenester osv.) tages ikke i betragtning.

Begrundelse for strukturering

Projektplanlægning er et ansvarligt job. Strukturering skal udføres korrekt. Det udføres på følgende grunde:

• Perioder af livscyklussen for det projekt, der oprettes.
• Funktioner i divisionsstrukturen.
• Komponenter af resultatet, der vil blive opnået efter projektets afslutning.
• Proces, funktionelle elementer i virksomhedens arbejde.
• Geografisk placering af objekter.