Projektledelse - hvad er det? Fordele og ulemper

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2024-01-17 18:45

Projektledelse er en integreret del af det moderne ledelsessystem i Rusland. Mange indenlandske og udenlandske virksomheder bruger projektledelse til at forbedre kvaliteten af produkter og tjenester, reducere omkostningerne, øge fortjenesten. Hvad er projektledelse, og hvad er dens vigtigste fordele?

Hvad er et projekt?

Begrebet "projekt" kan fortolkes på helt forskellige måder. Den første mulighed involverer definitionen af projektet som et sæt dokumentation, ifølge hvilken opførelsen af en bygning eller struktur er mulig. Denne artikel vil diskutere den anden betydning af ordet "projekt".

Der er mange definitioner af et projekt, selvom de alle er enige om én ting: et projekt er en idé, der involverer implementering af en specifik materiel opgave i en begrænset periode. Samtidig hedder projektets hovedtræk:

• Uniqueness (et projekt er noget, der skabes for første gang).
• Tidsbegrænset (projektet har altid deadlines for dets implementering).
• Målrettethed (projektet udføres altid for at løse specifikke problemer, udtrykt som regel i kvantitative enhedermål).

Hvis alle tre betingelser er opfyldt, kan sættet af aktiviteter kaldes et projekt.

Programmer og porteføljer

Projekter er ofte grupperet i programmer og porteføljer. Samtidig er programmer et sæt af projekter, der er forenet af et fælles mål. For eksempel kan et program til forbedring af uddannelseskvaliteten for befolkningen omfatte projekter, der skal øge lærernes lønninger med 20 %, opførelsen af 15 nye skoler, udgivelsen af 26 nye lærebøger i grundfag.

En projektportefølje samler projekter finansieret fra en enkelt kilde, uanset deres mål. For eksempel kan Company N's portefølje af projekter omfatte projekter til velgørenhed, opførelsen af et nyt firmakontor, fejringen af direktørens jubilæum og en stigning i den årlige omsætning med 10%.

Projekter i porteføljer og programmer bør også have de tre hovedfunktioner beskrevet ovenfor.

Grundlæggende principper for projektledelse

I lyset af det dynamisk udviklende marked for teknologier designet til at lette ledelsesprocessen, er det vanskeligt at nævne specifikke metoder, der fuldt ud beskriver projektledelse.

Projektledelse omfatter mange tilgange og værktøjer og er baseret på følgende grundlæggende principper:

• Resultatorienteret. Dette princip er bestemt af betydningen af udtrykket "projekt". Projektledelse er ikke kun kvalitetsstyring, det er et målrettet sæt af indbyrdes forbundne handlinger.
• Princip for "designtrekanten". Påprojektledelse bør være styret af den indbyrdes afhængighed mellem: timing, budget, projektkvalitet. En ændring i en af faktorerne fører til en ændring i de andre, hvilket gør dem så at sige sider af samme trekant.



• Regnskab for projektets livscyklus. Et projekts livscyklus begynder med dannelsen af selve ideen om at skabe et projekt og slutter ved udløbet af den tidsperiode, der er angivet i projektet. Et projekts livscyklus slutter som regel i det øjeblik, produktets livscyklus, der er skabt som et resultat af projektet, begynder.
• Procestilgang til ledelse. Dette princip involverer evalueringen af projektet som et sæt af processer, der hænger sammen og kulminerer i mellemresultater i form af halvfabrikata eller vigtige dokumenter. Denne tilgang giver dig mulighed for at styre projektet uden de såkaldte "blinde zoner".

Metoder til at opmuntre projektdeltagere

Incitament til projektdeltagere får norm alt særlig opmærksomhed, når projektledelse er udvalgt til at udføre specifikke opgaver. Projektledelse omfatter norm alt håndgribelige og immaterielle motivationsmekanismer.

Væsentlige incitamenter omfatter bonusser, bøder, yderligere betalinger for tidlig afslutning af mellemliggende opgaver.

Immaterielle metoder til motivation omfatter certifikater og disciplinære gaver i form af fri, samt udbredelse af konkurrence blandt projektdeltagere som en del af en konkurrencepræget konkurrence.

Hovedstadier af projektledelse

Projektledelse finder sted i faser af projektets livscyklus og faser af ledelseskompleksitet. Forholdet mellem faser og faser er vist i tabellen nedenfor.

FASER:	Cost Management	Rettidig administration	Content Management	Risikostyring
STAGE:	1	2	3	4
Initiation	Foreløbigt finansieringsestimat	Foreløbigt skøn over projektets tidslinje	Definition af nøgleopgaver	Foreløbig analyse af mulige negative faktorer
Planlægning	Beregning af budgettet og søg efter finansieringskilder	Beregning af projektplan	Beregning af projektmål	Beregning af risikojustering
Implementering	Stage-for-fase finansiering af projektet	Overvågning af implementeringen af tidsplanen	Overvågning af opnåelsen af mellemliggende indikatorer	Overvågning af ændringer i nøgledrivere
Lukker	Estimeret fortjeneste/tab	Score for ben/føring	Vurdering af afslutning/fejl i projektmål	Analysefejl begået

Således omfatter områderne for projektledelse økonomiske, personalemæssige, strukturelle områder af organisationen.

Omfang af projektledelse

Projektledelsesstrukturen omfatter opdelingen af alt organisationens arbejde i projekter, der er begrænset med hensyn til tid og mål. Samtidig dannes et team af hvert projekt og et team af projektledere, som rapporterer til lederen om forløbet af deres projekt.

I denne henseende bruges projektledelse som regel i organisationer af forskellige brancher og størrelser med en bred vifte af samtidig udførte ordrer. Men i små virksomheder bruger han også projektledelse til at løse specifikke problemer med at modernisere produktionen eller for eksempel at introducere et nyt produkt.

Projektledelse i byggebranchen

I byggebranchen er brugen af projektledelsesmetodologi særligt relevant. I virksomheder, der udfører funktioner som en kunde eller entreprenør, bruger projektledelsen en naturlig opdeling af arbejdet i projekter (ifølge produktprincippet, det vil sige, at opførelsen af hver bygning er et separat projekt), og strukturen af topledelsen praktisk t alt kræver ikke seriøs omstrukturering.

Ledelse af en projektorganisation udføres også ofte efter projektprincippet, med succes ved hjælp af allerede dannede teamsdesignere som et projektteam.

Projektledelse i statsstrukturer

Projektledelse i regeringen er en ret ny trend i vor tid. Program-target-styringsmetoden, som har været under udvikling siden sovjetperioden, har nu taget form af projektledelse i hele landet. Til at løse strategisk vigtige opgaver for staten anvendes nu programmer, der omfatter enkeltprojekter med målindikatorer og implementeringsfrister. Selve metoden til at styre sådanne programmer er dog stadig langt fra ideel og kræver modernisering og opdatering.

Erfaring med implementering af projektledelse i Belgorod-regionen

Projektbaseret offentlig administration har bevist sig selv over hele verden. I Rusland er der erfaring med at anvende denne teknologi i Belgorod-regionen.

Dette storstilede eksperiment påvirkede næsten alle aspekter af embedsværket i Belgorod-regionen. Blandt hovedelementerne er projektlederuddannelse, organisatorisk og metodisk støtte, inspektioner på stedet, motivation, vurdering af medarbejdernes kompetencer, ekspertkommissioner til projektgennemgang.

Projektledelsen af Belgorod-regionen omfatter nu kollegiale organer for projektledelse:

• Interdepartemental kommission, der administrerer projektaktiviteter.
• Sektorielle ekspertkommissioner, der beslutter åbning/lukning af projekter.
• Region alt projektkontor, der kontrollerer overholdelse af metodenprojektledelse.

One Stop Shop

Det var inden for rammerne af overgangen til projektledelse, at Belgorod-regionen tilbage i 2010 gik over til at koordinere investeringsprojekter gennem "one window"-systemet, som nu er velkendt i Moskva. Dette vindues rolle er netop udført af en af de nyligt introducerede tjenester - det regionale projektkontor. Nu, præcis en måned efter ansøgningen til projektkontoret, modtager forretningsenheden et godkendelsesdokument.

Automatisk informationssystem "Projektstyring"

Information og teknisk support til projektledelse i Belgorod-regionen udføres gennem det automatiserede informationssystem (AIS) "Project Management". Dette er en softwarefri webapplikation, der udfører følgende funktioner til projekter, porteføljer og programmer:

• Vedligeholdelse af registreringsdatabasen (database).
• Planlægning.
• Budgettering.
• Overvågning af implementering på region alt og kommun alt niveau.
• Fordeling af beføjelser og ansvar for holdet.
• Skift indhold.
• Alertsystem om kommende og kommende begivenheder for projekter.
• Dokumentflow.
• Automatisk analytisk rapportering.
• Integration med den elektroniske regering i Belgorod-regionen.

Fordele og ulemper ved projektledelse

Den beskrevne erfaring med implementering af projektledelse i Belgorod-regionen viste sig at være vellykket. Effekten af disse ændringer kom primært til udtryk ien stigning i vækstraten for bruttonationalproduktet med 0,1 % (mere end 3 milliarder rubler), en reduktion i den tid brugt på projektgodkendelse (med 2 måneder for hvert projekt) og en stigning i udviklingshastigheden af investeringer i regionen med 23 %. Det vigtigste resultat er dog dannelsen af projekttænkning blandt medarbejdere, der aktivt analyserer og forsøger at løse problemet, nogle gange endda ved at bruge ikke-standardiserede, innovative metoder.

Motivation og omstrukturering af ledelsesstrukturen gjorde det muligt at opnå en positiv effekt ikke kun for embedsværket, men også for erhvervslivet, hvilket skabte et gunstigt investeringsklima og fjernede barrierer for iværksætteri.

Befolkningen i regionen deltager nu aktivt i udvælgelsen og kontrollen med gennemførelsen af vigtige strategiske projekter. For mennesker er projektledelse en mulighed for at nyde tjenester af høj kvalitet og høj mobilitet.

På trods af alle fordelene ved projektledelsesstrukturen er der også ulemper ved denne tilgang.

Først og fremmest overgangsperioden. Det tager en vis tid for projektteamet at arbejde sammen og udføre deres funktioner som en velkoordineret mekanisme.

For det andet, når du implementerer projektledelse i en virksomhed, kan søgningen efter en god projektleder blive forsinket. Der stilles meget høje krav til en projektleders personlige og professionelle egenskaber: omfattende kvalifikationer, fuld fordybelse i projektet, projektledelseserfaring med de nødvendige detaljer.

Den tredje ulempe ved projektledelse kan betragtes som behovetopdeling af virksomhedens ressourcer mellem projekter. I "fattige" virksomheder er dette måske slet ikke muligt. Projektledere bliver nødt til at "kæmpe" for finansiering og personale, hvilket er uacceptabelt under forhold med total kontrol over alle faser af projektets livscyklus.

En af de vigtigste ulemper ved projektledelsesvejen i en organisation er ansættelsen af projektteammedlemmer og projektlederen, efter at projektet er afsluttet. Som du ved, er teamets arbejdsbyrde den vigtigste regel for en succesfuld virksomhed, og i tilfælde af projektarbejde dukker der jævnligt grupper af specialister op, der "hænger i luften", som med det samme mister deres konstante arbejdsbyrde.

Ved at opsummere ovenstående kan vi konkludere, at projektledelse er en integreret del af det moderne forretningsområde, og at studere dets grundlæggende er simpelthen nødvendigt for kompetent ledelsesbeslutningstagning både på statsniveau og inden for en enkelt virksomhed.