Grundlag, stilarter og struktur for forhandling

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

I enhver persons liv spiller forhandlinger en vigtig rolle. Hver dag skal folk blive enige om noget på arbejdet og derhjemme. Forhandlinger er af stor betydning i forretningsmændenes liv, da en aktivitets succes og efterfølgende økonomiske indtægter afhænger af en sådan forretningskommunikation.

Det er dog ikke nok at møde en person og starte en samtale med ham. Erfarne forretningsmænd siger, at det er nødvendigt at kende strukturen af forretningsforhandlinger, deres stilarter og andre nuancer. Alt dette kan hjælpe i de øjeblikke, hvor der er behov for at overbevise partnere eller acceptere noget.

Længere i artiklen vil forhandlingsstrukturen blive overvejet i detaljer, deres stadier og funktioner vil blive beskrevet. Derudover vil forhandlingsstilene og nuancerne i forretningskommunikation via telefon og med partnere fra andre lande blive klassificeret.

Definition af begrebet "forhandlinger"

Før du begynder at studere strukturen af forhandlinger, skal du forstå, hvad de er, og hvilken rolle de spiller generelt. Så forhandlinger er forretningskommunikation, som har til formål at nå frem til fælles beslutninger om de emner, der diskuteres. Som regel betyder forhandlingerer en kommunikation af mennesker, der har en lignende mening og forfølger de samme mål.

Forhandlingens rolle i erhvervslivet

Det er nødvendigt at skelne sådan kommunikation fra dem, når partnere er helt enige i hinandens overbevisninger eller omvendt er kritiske. Faktisk, i det første tilfælde er dette allerede samarbejde, og i det andet - konfrontation. Hovedmålet med forhandlingerne er at finde optimale løsninger på problemet for begge sider og at fastlægge en fælles handlingsplan.

Som regel, hvis parterne mødes til dette, er de interesserede i samarbejde. Derfor er forhandlingens rolle at udvikle et frugtbart arbejdsforhold.

Forhandlingsstruktur

Enhver form for forhandling forudsætter den samme struktur. Erfarne forretningsmænd forsøger at opbygge deres samtale ved at følge bestemte stadier. Denne tilgang sparer tid og er rettet mod vellykket kommunikation. Så forhandlingsstrukturen omfatter fire hovedfaser:

1. Forberedelse.
2. Forhandler.
3. Afslut forhandlinger.
4. Analyse af resultater.

Hver af disse stadier er lige vigtige i forbindelse med virksomhedskommunikation. Det er vigtigt at bemærke, at strukturen i processen med at føre internationale forhandlinger er fuldstændig magen til den ovenfor anførte. Det er dog værd at huske på, at kommunikation med partnere fra andre lande også kræver yderligere forberedelse, da der er behov for at studere traditioner, kommunikationsnormer og andre detaljer om de mennesker, som du bliver nødt til at forhandle med. Det er værd at overveje hver af dem mere detaljeret.måde.

Første fase: forberedelse

I højere grad afhænger succesen af enhver forretningskommunikation med partnere af kvaliteten af forberedelsen til forhandlinger. Eksperter på dette stadium af strukturen af forretningsforhandlinger foreslår at bruge følgende forberedelsesmodel:

1. Bestem emnet for forhandlingerne. Det er vigtigt at forstå, hvad der vil blive diskuteret, for uden dette øjeblik er det umuligt at drage fordel af kommunikation. Ifølge erfarne ledere kommer initiativet altid fra nogen, der er mere vidende om det emne, der diskuteres.
2. Det er nødvendigt at udarbejde et omtrentligt program for forhandlingerne. Et ejendommeligt scenarie vil hjælpe med at forudsige resultatet af kommunikation. Der kan være flere scenarier afhængigt af kompleksiteten af forhandlingerne.
3. Det er nødvendigt at bestemme de øjeblikke, hvor det er muligt at give efter for partnere, og de, hvor det er absolut umuligt at give efter. Samtidig er det nødvendigt at forudse, hvilke indrømmelser til fordel for den anden side af forhandlingerne kan medføre.

Denne model er meget alsidig. Det er dog umuligt at implementere en sådan handlingsplan som forberedelse til virksomhedskommunikation, hvis følgende spørgsmål ikke tidligere er blevet undersøgt:

1. Formålet med forhandlingerne.
2. Partner (hans position på markedet, tingenes tilstand osv.).
3. Forhandlet.
4. Personer til stede ved samtalerne.
5. Betingelser og mulige betingelser.

Mange specialister kan være involveret i forberedelsesprocessen, men den person, der vil være direkte involveret i kommunikationen med en partnerer forpligtet til at studere alle detaljer i de oplysninger, der tidligere blev indsamlet. Det er værd at bemærke, at det er kvaliteten af forberedelsen, der bestemmer resultatet af beslutningstagningen. For eksempel undersøger den første fase af en salgsforhandlingsstruktur, hvad der vil blive tilbudt kunden, formålet med mødet, kundens betalingsevne og andre detaljer, der vil give dig mulighed for at promovere produktet og afslutte handlen.

Anden fase: forhandlinger

Forhandlingsstrukturen omfatter følgende metoder til at gennemføre i anden fase:

1. Variationsmetode. Den er bygget på det faktum, at partnerens negative reaktion på de fremlagte forhold er kendt på forhånd. Sådanne forhandlinger kan kaldes komplekse. Derfor bør du under samtalen arbejde på at finde den bedste løsning på problemet med en differentieret tilgang.
2. Integrationsmetode. Det er tilrådeligt at ty til denne metode, når partneren er besat af sine egne interesser, men ikke tager hensyn til nuancerne i sociale relationer. Denne metode har til formål at overbevise den anden part om det hensigtsmæssige i at estimere tab i tilfælde af forsømmelse af sociale relationer. Hovedformålet med at anvende denne metode er at overbevise partneren om, at ansvaret for at træffe beslutninger om det emne, der diskuteres, ligger hos alle parter i forhandlingerne.
3. Balanceringsmetoden. Denne metode involverer udvælgelsen af de bedste argumenter for at overbevise en partner. Det kan være fakta, statistik, beregninger osv. Det er vigtigt, at man ved brug af denne metode er nødvendigt at stå påpartnerens plads og vurdere situationen fra hans side. Dette giver dig mulighed for at vælge det mest korrekte argument på det rigtige tidspunkt.
4. Kompromismetode. Denne metode indebærer, at partnerne er klar til at søge kompromiser på forhånd, og i tilfælde af divergens i synspunkter konsekvent nå til enighed. Kompromismetoden indebærer ikke en afvisning af de oprindelige betingelser, den er rettet mod at overveje problemet ved at bruge alle muligheder. Det er værd at bemærke, at kompromismetoden bruges, når afslaget på at forhandle og manglende evne til at indgå visse aftaler truer de to parter med negative konsekvenser.

Forhandlingsstadier i anden fase

Generelt kan der skelnes mellem følgende faser af forhandlinger, som omfatter strukturen af forhandlingerne i anden fase:

1. Møde og skabe kontakt. Forhandlingerne begynder fra det øjeblik, mødet med partneren fandt sted, også selvom han skulle ledsages fra lufthavnen og togstationen. Denne fase er måske ikke så vigtig med hensyn til emnet for forhandlingerne, men afhængigt af hvilket indtryk mødeparten gør på deres partner, vil resultatet af forhandlingerne til dels afhænge af.
2. Begyndelsen af forretningsdelen. På dette stadium henledes partnerens opmærksomhed på informationen og emnet for diskussionen.
3. Transmission af information. Denne fase involverer at overbevise den anden part om, at de vil handle klogt ved at acceptere din overbevisning.
4. Detaljeret begrundelse. På dette stadie foregår argumentationen af egne ideer og forslag. AndreMed andre ord, hvis en partner er interesseret i forslag, men ikke er helt sikker på noget, er det nødvendigt at argumentere for alt ovenstående og fjerne enhver tvivl.

Tredje fase: afslutning af forhandlinger

Den sidste fase af forhandlingsstrukturen er den obligatoriske debriefing. Hvis forløbet af forretningskommunikation var meget positivt, indebærer afslutningen af forhandlingerne en kort opsummering. Dette er nødvendigt, så hver af parterne er sikre på, at alle forstår hinanden perfekt. Derefter diskuteres udsigten til nye møder.

Ellers, når der ikke blev indgået aftaler som følge af forhandlingerne, er det vigtigt at opretholde subjektiv kontakt med partneren. Det er vigtigt at opsummere, hvad vi formåede at finde fælles fodslag, og at sige de punkter, der ikke passer til en af parterne. I slutningen af et forretningsmøde, der har et negativt resultat, er det vigtigt ikke at tabe ansigt og forsøge at dæmpe atmosfæren med et afslappet og venligt farvel. Men du må under ingen omstændigheder tale groft til din partner og brat afbryde forhandlingerne med din afrejse. Det er værd at huske på, at det er bedre at tilbyde at diskutere spørgsmålet lidt senere, udskyde forhandlingerne, forberede dem mere omhyggeligt og forsøge at finde sådanne argumenter, der vil give dig mulighed for at overbevise den anden side om noget.

Fjerde fase: analyse af forhandlinger

Selv hvis parterne sagde farvel, er forhandlingerne ikke afsluttet på dette stadium. Dette sker først efter deres detaljerede analyse og udarbejdelse af en rapport. Genereltanalyse er nødvendig for at sammenligne målene for forretningskommunikation og det opnåede resultat, bestemme yderligere handlinger og vurdere den aktuelle situation. Anmeldelsen kan skrives (hvis situationen kræver det) eller reflekterende (hvis der ikke er behov for at rapportere til højere ledelse).

Når man forstår strukturen af forhandlinger med kunder og partnere, er det meget nemmere at opbygge kommunikation. Men udover dette er det nødvendigt at vide, hvilke forhandlingsstile der kan være.

stilarter

Generelt er der sådanne forhandlingsstile som hårde, bløde, handelsmæssige og kooperative. Hård stil indebærer standhaftighed og koncentration kun på ens egne krav. Soft er en boligstrategi. Oftest bruges det, når det er vigtigere for den ene side at opretholde venskabelige forbindelser.

Handelsstil indebærer princippet om kompromis, når den ene side giver indrømmelser, men samtidig "forhandler" visse indrømmelser for sig selv. Samarbejdsstil er kommunikation, der er rettet mod at imødekomme begge parters interesser.

Kort sæt forhandlingsregler

Eksperter inden for virksomhedskommunikation anbefaler at overholde følgende sæt regler, der vil hjælpe med at etablere et fælles sprog med enhver partner:

1. Du kan ikke blive personlig og ydmyge partnerens personlighed.
2. Ignorer ikke din partners frygt, udtalelser og følelser.
3. Du skal ikke kun stille spørgsmål, men også forklare formålet med at få svar.
4. Hvissamtalepartneren ønsker at afklare noget eller beder om at gentage, hvad der blev sagt, bliv ikke irriteret. Vi skal forsøge at formidle information på en måde, så alle kan forstå.
5. Bliv ikke følelsesladet.

Ud over dette korte resumé er det værd at huske på, at du bør forberede dig godt, analysere strukturen i forhandlingerne på forhånd og mestre stilene til at gennemføre dem. Alt dette vil hjælpe med at klare opgaven meget bedre.

Regler for overtalelse i forhandlinger

Der er flere tips fra psykologer og erfarne ledere, som kan være nyttige i de øjeblikke, hvor der er behov for at overbevise en partner om noget. Først og fremmest skal du lære at præsentere argumenter. Først skal du fremføre et stærkt argument, så lidt svagere, og til sidst fremføre det stærkeste, så at sige, trumf-argument.

For det andet skal du huske, at du ikke kan sætte samtalepartneren i en ubehagelig stilling eller køre ind i et hjørne. Respekt er nøglen til et velvilligt forhold, og du kan kun overbevise om noget, når en person er positiv.

For det tredje er det vigtigt, at de foreslåede argumenter krydser partnerens interesser. I en sådan situation er der stor sandsynlighed for, at partneren vil give sit samtykke.

Telefonsamtaler

Nogle gange er du nødt til at forhandle om tekniske kommunikationsmidler. Det gør selvfølgelig kommunikationen lidt sværere, da det bliver sværere at forstå samtalepartnerens reaktion.

Det er vigtigt at huske, at strukturen i telefonsamtaler er absolutdet samme som for et personligt forretningsmøde:

1. Hilsen.
2. Begynd forhandlinger.
3. Afslutning.
4. Analyse.

Generelt accepterede forhandlingsregler gælder for forretningssamtaler over telefonen. Det eneste, der er vigtigt at huske, er, at du ikke kan afbryde en persons tale i telefonen, selvom hans ord modsiger noget.

Konklusion

Opsummerende er det værd at bemærke, at forhandling er en kunst, når du har mestret det, kan du opnå alt. Som det blev kendt, ved at kende de 4 faser af forhandlingernes struktur, kan du forudsige resultatet af forretningskommunikation og sørge for mange trin af partneren.

Det vigtigste for at opnå gode resultater gennem forhandlinger er at følge ovenstående regler og respektere dem, som du skal forhandle noget med.