Betalende rejsegodtgørelser: hvad skal du vide om det?

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Betaling af rejseudgifter er ikke kun en mulighed for at rejse på virksomhedens regning, men også et ansvar, der pålægger medarbejderen en række begrænsninger for bevægelsesfriheden. Nogle mener, at fri rejse og et minimum af arbejde er noget, man skal stræbe efter, når en arbejdsgiver tildeler ansvaret for opgaver uden for byen eller landet. Hvor fedt: Du kan slappe af og kede dig lidt ved konferencer. Men alt er ikke, som det så ud ved første øjekast.

Hvad kan betragtes som en forretningsrejse?

I henhold til artikel 167 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks er en forretningsrejse en rejse i en bestemt periode på bekostning af arbejdsgiveren for at udføre officielle opgaver uden for kontorets "vægge". En forudsætning er at krydse landets grænse, det vil sige, at rejse til en anden by er ikke en forretningsrejse. I dette tilfælde tages afrejse- og ankomstdagene i betragtning som obligatoriske for medtagelse i denne rejseperiode. Medarbejderen står tilbage medkontor, men arbejdsplanen uden for landet er ikke fastsat af det afsendende firma.

Det er også tilladt at betragte de rejser, der kræver en tur til en naboby, som en forretningsrejse i særlige tilfælde. Denne regel gælder for de stillinger, der ikke involverer konstante behov for at krydse grænsen, for eksempel en taxachauffør. Han kan rejse ud af byen hver dag, men tiden på vejen dertil betragtes ikke som en forretningsrejse. Situationen er anderledes med embedsmænd, der besætter job på kontorer, og nogle gange er de nødt til at rejse til en anden by for at forbedre deres færdigheder og tage kurser. Alle udgifter afholdes af arbejdsgiveren, da dette ligger inden for dennes kompetence, og medarbejderens ret til at nægte test og studier bevares.

Yderligere rejseforskelle

At rejse til udlandet involverer nogle undtagelser fra reglerne. De er hovedsageligt relateret til tid og tidsomkostninger. Antag, at en medarbejder sendes til et andet land, hvor han skal opholde sig i en uge for at have tid til at besøge en udstilling eller stifte bekendtskab med en leverandørs nye produkter. Flyet er forsinket, og medarbejderen er tvunget til at blive i et andet land med sine egne penge:

• Betal for et hotelværelse.
• Spis.
• Brug transport inden for landet/byen.
• Har de nødvendige forsyninger til pleje og hygiejne.

Alle udgifter skal understøttes af checks og kvitteringer, så man senere, efter at være vendt tilbage til arbejdet, kan forstærke materiel støtte tiltilbagebetale. Hvis vi taler om en rejse til en anden by, så udbetales rejsegodtgørelsen kun delvist - transport og mad.

Hvad betaler virksomheden helt præcist for?

Virksomheden afholder alle rejseudgifter for en eller en gruppe ansatte. Prisen inkluderer ikke kun rejser, overnatning, billetter og besøg på visse museer eller udstillinger. Rejsegodtgørelse inkluderer også obligatoriske betalinger:

• Sygeforsikring.
• Personalforsikring.
• Betaling for bagage og dens forsikring.
• Erklæring af det krævede beløb.
• Forsikringspræmier for billeje (hvis medarbejderen ikke har personlige eller firmabiler).

Weekender tages også i betragtning, da en person er tvunget til at være på opgave uden for arbejdstiden i forbindelse med en ordre om at tage af sted. Betaling for tjenesterejser i weekenden opgøres særskilt og afspejles i regnskabet som engangsudgifter eller daglige udgifter. Dette er nødvendigt, så en person kan spise noget og bevæge sig rundt. Resten af overskuddet (at gå i teatre, museer, caféer, restauranter, shopping) sørger medarbejderen selv for.

Procedure for betaling af rejsegodtgørelse: hvornår udstedes og returneres pengene?

For det første skal der udstedes en ordre til en medarbejder, som efter overordnedes vurdering er kompetent i sager, der skal løses i udlandet. Det skal være tjenestemænd, der opfylder visse forpligtelser og opfylder udvælgelseskriterierne for stillingen. Altså hvis en medarbejder ikke kender en udlændingsprog, er myndighederne forpligtet til at betale ham en tolk, hvis det er nødvendigt for at forhandle med den indbydende virksomhed. Efter at have gennemgået ordren underskriver medarbejderen den og modtager et forskud på bestilling af billetter og leje af hotel senest 24 timer før afgang.

Vigtigt! Forskuddet skal udgøre 50 % af det beløb, der er afsat til rejsen. Den skal dække alle udgifter, der afholdes under udlandsopholdet. Betaling af daglige rejseudgifter gælder ikke for mobilkommunikation og mobil internettrafik.

Den resterende halvdel af beløbet vil blive brugt til at genberegne de resterende udgifter, som vil blive betragtet som uforudsete eller yderligere. Medarbejderen sørger for checks til dem, og først ved hjemkomsten kan han regne med erstatning for tab. For eksempel blev der stillet en chauffør til rådighed, som sørger for transport. For ham tildeles en særskilt rejsegodtgørelse til reparation af maskinen, udskiftning af dele, forsyninger og tankning. En anden medarbejder kan ikke kræve godtgørelse for transportomkostninger, da der stilles en overførsel og en personlig chauffør til rådighed.

En anden sag, hvis billetter blev bestilt, men flyet var forsinket. Arbejderen blev hurtigt ringet tilbage og måtte købe busbilletter for sine egne penge. Herefter refunderes omkostningerne. Når der slet ikke er penge, sender virksomheden dem til modtagerens konto på den hurtigste og mest bekvemme måde.

Hvornår er det fordelagtigt for den rejsende?

Arbejdsrejse er ikke altid forbundet med personlige udgifter. Der ertilfælde, hvor den afsendende part refunderer udgifterne til mad, og medarbejderen forbliver "in the black". Dette gælder de øjeblikke, hvor værtsfesten betaler alle madudgifter på hotellet, hvor personen bor, eller brugt af personlige penge (gæsten ankommer til huset/lejligheden). Samtidig tilbagebetales 50 % af udgifterne til borgerens mad, uden at der skal fremvises kvitteringer for indkøb af mad eller tilberedt mad på restauranter og caféer.

Dette er fastsat ved lov og skyldes, at en person har ret til at afvise mad, der er uønsket for ham af helbredsmæssige årsager. Derfor kan han købe noget efter smag og behov, men betaling for rejsedage vil ske på den måde, loven foreskriver. Nogle gange kan udgifter godtgøres efter fælles aftale mellem medarbejderen og chefen.

Betalende rejsegodtgørelser: rejser og kommunikation i weekenden

Hvis en person er tvunget til at udføre arbejdsaktiviteter i weekenden, for eksempel indgåelse af kontrakter eller underskrivelse af dem, skal der betales for mobilkommunikation. Sådanne uforudsete, men forventede udgifter kan helt eller delvist godtgøres efter fælles aftale. I praksis sker det ofte, at en forretningsrejse til udlandet kan omfatte ikke kun en anden tidszone, men også ugedage eller årstider.

1. Hvis en medarbejder blev sendt til USA, hvor søndag betragtes som en arbejdsdag, refunderes dagens udgifter med 100 % beløb. Dog ikketillid bør negligeres, for dette skal også bevises.
2. Hvis den rejsende er på vej til Sydafrika, så tages der også højde for sæsonbestemte og årstidsskift. For eksempel er "fra vinter til forår" at flyve med kufferter af vintertøj en ekstra belastning af udskifteligt undertøj til den varme årstid. Betalingen for bagageopbevaring deles i to, hvis parterne er enige: medarbejderen tager ikke mange ting - lederen betaler, der er selvrisiko på grund af medarbejderens skyld - omkostningerne ved det.

Det samme sker i andre tilfælde, når der er uenigheder og kontroversielle spørgsmål vedrørende omkostninger. Nogle gange indebærer betalingen af rejsedage, at det er usædvanligt på grund af virksomhedens skyld, men dette forhold bør også bevises over for medarbejderen. Det er vigtigt at tage højde for nogle andre omstændigheder, der påvirker adskillelsen af forpligtelser.

Løn

Skal chefen betale løn, mens medarbejderen er i udlandet? Dette er et kontroversielt spørgsmål, da medarbejderen allerede udfører sine aktiviteter og modtager fradrag. På den anden side bruger han sin fritid, som han kunne bruge sammen med sin familie eller på ferie fra arbejdet. Og i stedet er han tvunget til at arbejde i weekenden, men kun på bekostning af fradrag for rejsen.

Da weekendrejsegodtgørelse kun er delvist, bør du betale medarbejderens mandetimer og vurdere hans bidrag til virksomhedens udvikling til basissatsen i henhold til den underskrevne ansættelseskontrakt. Lønnen må ikke påvirke yderligere rejser, hvis det er i virksomhedens interesse, ogen person er forpligtet til at opfylde sine beføjelser. Men motivet kan være en spejlsituation, hvor overarbejde på en forretningsrejse kan påvirke størrelsen af engangsbeløbet. Det betyder, at dagpengene ifølge 1. del af art. 168 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks føjes til lønsatsen.

Hvad påvirker dagpenge i forskellige organisationsstrukturer?

Udbetaling af dagpenge afhænger ikke af en persons land og bopæl. Ifølge højesterets afgørelse nr. CAS 05-151 af 26.04.2015 dækkes dagpengeudgifter fuldt ud indtil afrejse. Hvis de blev overskredet, er de forpligtet til at blive refunderet af ledelsen. Det er "lommeudgifter", der er nødvendige for at udføre arbejde uden for det faste tjenestested i forbindelse med arbejdsstunder eller officielle opgaver. Det er værd at bemærke, at pengene betales over det almindelige budget, som udgør statens fond.

Hvis en medarbejder tilhører en budgetorganisation, har den en separat fond, hvorfra der kommer penge til sådanne udgifter. Vi taler om indenrigsministeriet - de sociale og medicinske aspekter af denne organisation er fuldt ud leveret af staten, uden at have noget at gøre med forsikringsfonde og sørge for borgere, der arbejder i ikke-statslige stillinger.

Her afhænger betalingen af rejseudgifter i budgetinstitutioner helt af statens type ledelse og levering af enheder. Når det kommer til militærtjeneste, er fradragene noget højere end i ikke-statslige strukturer eller private erhvervsvirksomheder.”Da pligten og opgaven for medarbejderen er landets opgave, så er udgifterneland betaler."

Rejseafgifter

Følgende lov gælder for den aktuelle rapporteringsperiode: Der er ingen minimums- og maksimumsgrænser for organisationer, det vil sige, at hver virksomhed kan indstille sin egen betalingsgrænse for at give en medarbejder til en dag uden for arbejdspladsen. Men hvis han rejser et par timer, så betales dagpengene fuldt ud, da dette ikke er en fordel, men en omkostningsdækning.

Små virksomheder forsøger at begrænse sig til en dagpenge på 700 rubler, fordi beløbet ikke beskattes i overensstemmelse med stk. 3 i art. 217 i Den Russiske Føderations skattelov. Personlig indkomstskat skal tilbageholdes af det beløb, der udgør forskellen ud over det fastsatte minimum.

Vigtigt! Hvis en medarbejder sendes til udlandet, er den skattefri grænse 2.500 rubler. Betaling for rejseudgifter i en budgetinstitution udføres på nøjagtig samme måde.

Eksempel på beregning af fradrag fra daglige betalinger

Antag, at hr. Petrov tog på forretningsrejse i 5 dage, hvoraf 2 dage faldt i weekenden. Han er berettiget til 1000 rubler for hver dag tilbragt i en anden by, som myndighederne beslutter. Af disse 5.000 rubler beskattes ikke beløbet svarende til 5700=3.500 rubler. De resterende halvanden tusinde er underlagt beskatning og betaling af forsikringspræmier.

Når man rejser til udlandet i de samme 5 dage, modtager en person 3.000 rubler om dagen. Af de 15.000 rubler forbliver beløbet på 2.500 rubler, som er underlagt personlig indkomstskat ogbidrag. I dette tilfælde er det under alle omstændigheder ikke nødvendigt at fremvise checks og kvitteringer.

Hvilke dokumenter skal fremvises?

Umiddelbart er det værd at starte med transport - rejser du i privat bil, udsteder regnskabsafdelingen et fragtbrev, hvor der udstedes checks og kvitteringer for betaling af brændstof og andre forbrugsvarer. Billetter til fly, tog og busser bør opbevares, indtil du kommer hjem. Pas med grænseovergangsmærker bør også fotokopieres til vedhæftning på fragtbrevet. For byture inden for landet skal du udsende rapporter om opgave - dette er et ark, der afspejler servicelisten over forpligtelser.

Hvis hotellet blev reserveret personligt af en medarbejder, så bør du finde ud af på forhånd, om de har formularer nr. 3-G til udsendelse til gæster. I modsat fald vil bolig være for medarbejderens regning, da KKM ikke er nødvendig for sådanne organisationer. Når du udsteder et notat (for budgetmæssige organisationer), bør du desuden vedhæfte billetter med dato for afrejse og ankomst. Udbetaling af rejsegodtgørelser i weekender kan blive tvunget, hvis der udarbejdes en lokal lov, og en ordre i T-9-formularen underskrives. Disse dokumenter har forrang over de love, der vejleder revisorer. De skal først tages i betragtning for ikke at betale for meget rejsekompensation.

Den største forskel mellem budgetmæssige og private virksomheder er den obligatoriske levering af en medarbejder, som er "på grund af ledelsens skyld" uden for landet. Det er vigtigt at gøre alt, så medarbejderen kan rettidigt og omhyggeligtfuldføre alle virksomhedens opgaver. Private virksomheder er sjældent interesserede i sådanne betalinger, da der altid er yderligere dokumentation, der skal udfyldes, og skattebetalinger skal trækkes fra. Tjek derfor på forhånd alt, hvad der bliver udstedt og underskrevet i dit navn. Find også ud af, hvilke organisationer uden for byen eller landet, der udsteder de relevante dokumenter. Nogle gange er det ret svært at få en billet i offentlig transport for at bevise, at det er en officiel rejse.