Organisering af et internt kontrolsystem i en organisation: oprettelse, formål, krav og analyse

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Ejeren af enhver økonomisk genstand bekymrer sig altid om kvaliteten af organisationen af sin økonomiske aktivitet. Enhver rentabel virksomhed har en potentiel fortjeneste for sin ejer. Hvilken kompetent iværksætter ville ikke være interesseret i sit eget afkoms funktionsbetingelser, hvilket giver ham en så seriøs indkomst? Sandsynligvis skal du være et fjols for at lade alt gå sin gang og antage, at det altid vil være sådan, at arbejdet i organisationen vil forløbe som planlagt og vil give de samme positive økonomiske resultater for altid, uden at dykke ned i og uden at blande dig i dine underordnedes arbejdsproces. Netop fordi enhver forretningsmand ved sit rette sind og med en objektiv holdning til ledelsen af sin virksomhed er bange for at miste sin fortjeneste og en dag blivekonkurs, indfører han et system med intern kontrol af organisationen. Hvad er det? Hvad giver dette system? Hvordan er det organiseret? Og hvad er målene? Første ting først.

Hvad er det interne kontrolsystem i en organisation

Et udsnit af enhver eksemplarisk forretningsenhed er en virksomhed, der uafbrudt udfører sin økonomiske aktivitet og opfylder hovedbetingelsen for sin eksistens - den opnår en fortjeneste og øger den regelmæssigt. Ejeren af virksomheden retter altid alle bestræbelser og investeringer kun til det, der gør hans organisation endnu stærkere og mere kraftfuld, og udvider afkastkilderne i form af indkomst. Enhver ejer ønsker naturligvis, at hans virksomhed skal fungere problemfrit. Og han forstår, at for dette skal du træffe passende foranst altninger. Det er her det globale behov for organisering af organisationens interne kontrolsystem opstår. Her kan man tydeligt se behovet for inden for virksomheden at danne et sådant apparat til at overvåge og identificere mangler i ledelsesprocessen, som vil signalere til ejeren om eventuelle overtrædelser og uoverensstemmelser. Hvad skal sådan en enhed være?

Det interne kontrolsystem i ledelsen af en organisation er et sæt metoder til at spore, overvåge, kontrollere, evaluere og analysere alle de procedurer og forretningsprocesser, der finder sted i virksomheden, og som er direkte relateret til resultaterne af virksomhedens økonomiske aktivitet som helhed. Det er med andre ord særlige medarbejdere, specifikke metoderforskning, en liste over analytisk udstyr og relaterede teknologier, som tilsammen giver den meget kontrollerende effekt, som en virksomhedsejer ønsker at blive forsynet med. Han har brug for en sådan kontrol for at beskytte sig mod uærlige underordnede eller dårlig kvalitet i udførelsen af deres pligter, hvilket i sidste ende kan påvirke virksomhedens økonomiske resultat som helhed. Men hvordan er denne proces organiseret?

Organiseringen af et internt kontrolsystem i en virksomhed er dannelsen af et så gunstigt grundlag for de regulerende myndigheders funktion i forbindelse med deres adgang til teknisk udstyr og alle nødvendige oplysninger fra en virksomhedsenhed, der kan levere høj -kvalitetskontrol ved overvågning af arbejdernes arbejde og deres direkte opgaver i overensstemmelse med deres jobbeskrivelser. Kort sagt indebærer oprettelsen af et kontrolapparat i en virksomhed, at specialiserede revisorer udfører kontroller i alle virksomhedens funktionelle områder.

Goals

En kompetent forretningsmand gør aldrig noget formålsløst, derfor tænker han over hver eneste detalje af sin handling, innovation, ordre eller ordre givet gennem direktøren og implementerer den i sin virksomheds forretningsaktiviteter for at opnå et bestemt resultat. Følgelig er det det samme med styreapparatet. Der er fire hovedformål med det interne kontrolsystem i organisationen, som guider enhver ejer for at undgåder opstår problemer:

1. Tjekker effektiviteten af økonomisk aktivitet. Det indebærer behovet for at overvåge og overvåge de økonomiske transaktioner, der udføres i virksomheden for at identificere mulige afvigelser og undertrykke dem.
2. Informationssikkerhed. Det indebærer organisering af regnskabsafdelingens gennemsigtige funktion ved at levere pålidelig, objektiv, fuldstændig og rettidig rapportering til ledelsen og højere myndigheder.
3. Bekæmpelse af tyveri og ansattes ulovlige handlinger. Dette henviser til strammere kontrol over mulige tilfælde af hvidvaskning af penge og svindel fra ansatte i virksomheden.
4. Overholdelse af reglerne. Hver statsenhed i personaleapparatet skal nøje følge den interne regulatoriske arbejdsplan.

I et forsøg på at beskytte sig selv og frugterne af virksomhedens funktion i form af indtægter, sætter dens ejer sig specifikke mål. Disse mål nås med succes takket være den effektive organisering af det interne kontrolsystem i organisationen.

Structure

Kontrollmekanismen i enhver virksomhed udføres gennem den hierarkiske underordning af kontrollerende organer. På hvert sted er der organer, der er ansvarlige for at udføre overvågnings- og verifikationsaktiviteter. Hvordan ser et eksempel på et internt kontrolsystem i en organisation ud med hensyn til strukturel og hierarkisk underordning?

SelvfølgeligMeget afhænger af styreformen i virksomheden. Med et lille firma og en stab på tre-fire personer er alt overskueligt, der er ikke noget særligt at kontrollere, dette gøres af den nærmeste leder. Men i store virksomheder er alt anderledes: Jo større virksomheden er, desto mere relevante interne kontrolforanst altninger bør fordeles til dens strukturelle afdelinger. For eksempel udføres organiseringen af intern kontrol i virksomhedssystemer i sammenhæng med flere strukturelle blokke:

• Den første blok er bestyrelsen, det vigtigste og urokkelige administrative apparat, som styres og kontrolleres centr alt.
• Den anden blok involverer forgrening af kontrollen fra bestyrelsen til to hovedorganer i form af ledelsesapparatet og revisionsudvalget.
• Den tredje blok - giver mulighed for opdeling af kontrol fra ledelsesapparatet til lederne af alle afdelinger, der findes i virksomheden, som igen kontrollerer de direkte aktiviteter for deres underordnede i hver afdeling.
• Den fjerde blok - involverer spredning af revisionsudvalgets kontrollerende ansvar i risikostyringsenheden og den interne kontrolenhed.

Baseret på blokstruktureringen af kontrolorganer i virksomheden kan vi konkludere, at der er to retninger i virksomhedsformerne: disse er separate strukturelle organer i virksomheden og afdelingschefer, der overvåger deres underordnede. Ofte er dette, hvordan organiseringen af systemet af internekontrol i virksomheden.

Strukturen af tilsyn med finansielle institutioner ser lidt anderledes ud. Et kreditinstituts interne kontrolsystem sørger for seks hovedkilder til formidling af relevante foranst altninger på visse niveauer i hierarkiet:

• ledelsesorganer for et kreditinstitut;
• hoved og hans stedfortrædere;
• regnskabschef og hans stedfortræder;
• revisionskommission eller revisor rullet til én;
• specielle kontrolenheder;
• andre strukturelle opdelinger af kreditinstituttets kontrolorganer.

Visninger

Klassificering af varianter af internt tilsyn er ret mangefacetteret på grund af enhedens store antal egenskaber. Således sørger oprettelsen af en organisations interne kontrolsystem for flere afdelinger i hovedområderne.

I implementeringsrækkefølge:

• administrativt;
• administrativt;
• finansiel;
• teknologisk;
• legal;
• regnskab.

Ifølge indsendelsesformen:

• faktisk;
• computer;
• dokumentar.

Midlertidigt:

• foreløbig;
• current;
• næste.

Efter dækning:

• fuld og delvis;
• solid eller selektiv;
• kompleks eller tematisk.

Metodes

Ud over de anførte typer tilsyn kan de revisionsprocedurer, der udføres på virksomheden, manifesteres i implementeringen af forskellige metodiske tilgange til verifikation. Derfor involverer organiseringen af et internt kontrolsystem i en virksomhed brugen af et sæt af tre hovedmetodiske områder.

Generelle metoder:

• Revision - involverer kontrol af regnskab og finansiel rapportering.
• Overvågning - indebærer undersøgelse af rigtigheden af de procedurer, der udføres i specifikke områder i specifikke afdelinger af virksomheden.
• Revision - udført gennem verifikationsmanipulationer med dokumentationen.
• Analyse - beregner specifikke økonomiske indikatorer og sammenligner dem med normens værdier.
• Tematisk kontrol - udføres om noget specifikt, for eksempel kontrol af kasseapparat og kontanter.
• Officiel undersøgelse - opstår, når en manglende overholdelse af reglerne eller en lovovertrædelse begået af en materielt ansvarlig person afsløres.

Dokumentære kontroller:

• Juridisk vurdering - henviser direkte til den juridiske afdelings beføjelser i virksomheden med verifikationsaktiviteter vedrørende kontrakter og anden dokumentation.
• Logisk kontrol - udføres for at kontrollere rentabiliteten af igangværende forretningsdrift, afspejlet i de relevante dokumenter.
• Aritmetisk verifikation - manifesterer sig i en specifik fejlberegning og sammenligning af indikatorer i dokumenter med rigtigedata.
• Tællertjek - involverer hævning af den primære for en bestemt periode og dens analyse: dette inkluderer fragtbreve, skattefakturaer, justeringer af skattefakturaer og mere.
• Formel verifikation - giver kontrol over tilgængeligheden af obligatoriske dokumenter, på grundlag af hvilke visse operationer blev udført.
• Komparativ kontrol - afslører unøjagtigheder og uoverensstemmelser i digitale, sammenfattende, tilsvarende data.

Teknikker til faktisk kontrol:

• Inventory - sørger for verifikation af det interne kontrolsystem af regnskaber i organiseringen af tilstedeværelsen og genberegningen af sådanne ejendomme som anlægsaktiver, materielle og immaterielle aktiver, kontanter på hånden, ikke-kontante finanser på bankkonti, osv.
• Ekspertise - udføres ved at tiltrække en ekspert eller en personalespecialist i et specifikt emne med et bestemt fokus.
• Visuel observation - involverer overvågning af medarbejderen og dennes arbejdsaktivitet udefra. For eksempel er det sådan, en senior revisor kan observere udførelsen af sine opgaver af en almindelig revisor.
• Kontrolmåling - karakteriseret ved en pludselig beslutning om at kontrollere for kvantitativ eller kvalitativ reproduktion af en bestemt operation i virksomheden for at sammenligne den med normen.
• Analyse af ledelsesinformation - forudbestemmer undersøgelsen af ordrer, ordrer, dekreter af intern karakter og verifikation af resultaterne af deres implementering.

Funktioner

Organiseringen af et internt tilsynssystem i en organisation af enhver form for ejerskab sørger for, at de relevante organer udfører specifikke funktioner. Når alt kommer til alt, involverer hver kontrollerende operation opnåelsen af et bestemt resultat. Det globale resultat bør være en uafbrudt drift af virksomheden med en regelmæssig og stabil indkomst. Og det synes kun muligt at opnå det, når du udfører et sæt strategiske funktioner. Her er nogle af dem:

• Overvågning af virksomhedens forretningsaktiviteter og dets eksterne miljø - omfatter sporing af markedstendenser, ændringer i efterspørgselsbehov samt konkurrencefaciliteter og deres politikker.
• Udvikling af strategiske retninger for virksomhedens aktiviteter - sørger for opnåelse af virksomhedens hovedmål gennem taktiske trin i operationelle og økonomiske aktiviteter.
• Oprettelse af et risikovurderings- og styringssystem - enhver virksomheds regulerende myndigheder bør have en idé om, hvilke negative faktorer der truer den inden for dens aktiviteter.
• Evaluering af investerings- og kapitalinvesteringsprojekter - intern kontrol bør udføre arbejde for at vurdere produktiviteten, rationaliteten og rentabiliteten af de projekter, den investerer.

Når vi går fra generelt til særligt, kan vi udpege de nuværende funktioner i det interne regnskabskontrolsystem i organisationen som grundlæggende informationsdata til at udføre internt af høj kvalitetfabriksinspektioner:

• undersøgelse af nuværende regnskabssystemer;
• vurdering af disse systemers produktivitet og rentabilitet;
• finansiel analyse og regnskabskontrol;
• overvågning af kontrolmetoder;
• global compliance;
• medarbejdernes overholdelse af interne regler;
• vurdering af pålidelighedsniveauet af de leverede informationsdata;
• rådgivning inden for regnskab, skat, juridiske spørgsmål;
• deltagelse i den direkte automatisering af regnskab, ledelse og skatteregnskab;
• Tjekker implementeringen af planlagte indikatorer.

Trin

Som enhver anden økonomisk eller proceduremæssig procedure sørger gennemførelsen af kontrolforanst altninger for en trinvis sekvens af udførelse af specifikke opgaver. Her er de vigtigste stadier i organiseringen af det interne kontrolsystem, som denne form for procession er karakteriseret ved:

1. Starter bekræftelse. Enhver kontrolhandling udføres enten efter ordre fra virksomhedens ledelse, eller som et planlagt arrangement. Kontrollen udføres på grundlag af ordre fra direktøren eller i den planlagte tidsplan for kontrolprocedurer.
2. Planlægningskontrol. Forud for hver inspektion konstateres der en vis uoverensstemmelse i virksomhedens funktionalitet eller ledernes ønske om at vurdere situationen inden for personalet og det arbejde, de udfører. Derfor før direkte kontrolprocedureren planlagt undersøgelse af området, der skal kontrolleres, og udviklingen af taktiske retninger i gengivelsen af kommende begivenheder udføres.
3. Direkte bekræftelse. På et specifikt websted i en bestemt periode tages visse dokumenter med til undersøgelse, og forretningstransaktioner analyseres i deres forhold til relaterede processer for økonomisk aktivitet i virksomheden.
4. Forbereder testresultater. Baseret på resultaterne af alle verifikationsoperationer er resultaterne af kontrol underlagt obligatorisk dokumentation for at give endelige indikatorer til virksomhedens ledelse.
5. Udførelse af relevant arbejde efter at have studeret resultaterne af inspektionen. Under udførelse af kontroloperationer afsløres lovovertrædelser begået af materielt ansvarlige personer, afvigelser fra normerne opdages, tilfælde af uagtsom holdning fra nogle ansatte til arbejde, der på en måde medfører skade på virksomhedens økonomi som en helhed. Derfor giver sådanne situationsfortilfælde en reaktion fra ledelsesapparatet i form af en påtale, fratagelse af bonusser eller afskedigelse af uagtsomme underordnede. Derudover er det obligatorisk at analysere de opnåede data og drage konklusioner vedrørende den mulige modernisering af arbejdsprocessen, der kræves på dette stadium for at øge effektiviteten af virksomheden som helhed.

Analyse

Analyse af det interne kontrolsystem i organisationen er af ikke ringe betydning for at opretholde kvaliteten og korrektheden af den interne revision påvirksomhed. Hvorfor er det så vigtigt i det moderne forretningssystem? Fordi analysen og evalueringen af organisationens interne kontrolsystem er drivkraften til udviklingen af anbefalinger til dens forbedring og modernisering af forretningsprocessen som helhed. Ikke alene er verifikationen af de proceduremæssige operationer af en virksomheds økonomiske aktiviteter vigtig i sig selv, men effektivitetsniveauet af dens gennemførelse kan påvirke virksomhedens velstand og rentable funktion som sådan.

Analyse af organisationens interne økonomikontrolsystem udføres af de relevante organer for centraliseret underordnelse af virksomheden på følgende områder:

• analyse af styring af processer som et objekt for analytisk forskning;
• undersøgelse af kvalifikationspotentiale og professionalisme hos medarbejdere, der udfører kontrolaktiviteter;
• hensyn til kvaliteten af tilrettelæggelsen af det planlagte arbejde udført af revisorerne i form af forberedelse til selve revisionsprocessen;
• kontrol af den skitserede strategiske handlingsplan under den interne revision på virksomhedsniveau;
• undersøgelse af tilgængeligheden af planer for inspektioner for fremtiden, samt en analyse af deres relevans og dybden af de spørgsmål, som tilsynsapparatet overvejer.

Rating

Begrebet analyse er uløseligt forbundet med begrebet evaluering. I bred forstand involverer dette udtryk etableringen af den absolutte eller relative værdi af det undersøgte objekt, subjekt, fænomen. Rent økonomiskundertekstvurdering af organisationens interne kontrolsystem indebærer en sammenligning med normen udført af revisorerne under revisionen af handlingerne samt overvejelse af kvaliteten af de foranst altninger, der er udarbejdet af dem, med det formål at identificere uoverensstemmelser, unøjagtigheder, fejl i forbindelse med forretningsaktiviteter. Kort sagt er dette en test af kvaliteten af inspektørernes arbejde.

Kombinationen af to relaterede begreber - vurdering og analyse - forudbestemmer behovet for yderligere aktiviteter efter revisionen. Når alt kommer til alt, baseret på resultaterne af analysen af det interne kontrolsystem for regnskabsføring i organisationen, er behovet for at stramme for eksempel arbejdsbestemmelser vedrørende udførelse og opbevaring af dokumentflow, eller der træffes beslutninger om mere grundige og hyppigere opgørelser af virksomhedens anlægsaktiver, da der i denne del af regnskabet ofte er uoverensstemmelser med tidligere scoringer og så videre. Og det gælder ikke kun specifikt for virksomhedens regnskabsafdeling. Det vil med andre ord sige, at vurderingen af resultaterne opnået under revisionen gør det muligt at vurdere behovet for at forbedre organisationens interne kontrolsystem eller omvendt drage konklusioner om dens kvalitetsfunktion på netop dette stadie. Ved at evaluere de endelige indikatorer, der er opnået under revisionen, kan man også evaluere tilsynsorganernes arbejde, baseret på dybden og indholdet af deres rapport ved slutningen af kontrolaktiviteterne.

Requirements

Med alt dette bør man ikke glemme, at det interne kontrolsystem, der bruges af organisationenskal overholde etablerede standarder og forskrifter. Desuden bør denne overholdelse udføres både på virksomhedsniveau og med hensyn til overholdelse af gældende lovgivning. Federal Tax Service bestemmer, at alle eksisterende organisationer som forretningsenheder følger ordren af 16. juni 2017 "Ved godkendelse af kravene til organisering af et internt kontrolsystem". Her er, hvad disse krav er:

• Oprettelse af et sådant kontrolapparat i virksomheden, som vil sikre en velordnet og effektiv udførelse af forretningsaktiviteter, opnåelse af positive økonomiske resultater, sikkerheden for virksomhedens aktiver og ejendom.
• Danning af et miljø tilpasset til kontrol af høj kvalitet i virksomheden.
• Udvikling af et risikostyringssystem.
• Evnen til at kontrollere de eksisterende fakta om skatteunddragelse, gebyrer, forsikringspræmier.
• Afsløring af de nødvendige oplysninger om mulige risici og formidling til ledelsen i behørig form.
• Implementering af kontrolprocedurer med det formål at minimere og reducere risici.

Baseret på kravene til organiseringen af det interne kontrolsystem kan vi drage konklusioner om en seriøs andel af betydning, som specifikt tillægges risici - eksisterende mulige trusler, der er et integreret element i potentielle frygt for iværksættere.

Risici

Den risikobaserede interne kontrolmodel er en model, der giver dig mulighed for at analysere truslervirksomheder på grund af behovet for at erhverve pålidelige oplysninger om en given økonomisk enheds aktiver og passiver. Risikoorientering i tilrettelæggelsen af det interne kontrolsystem indebærer, at virksomhedens ledelse har som mål at opnå en rimelig grad af tillid til, at virksomheden når sine mål på den mest effektive måde. Og i denne retning er hovedformålet med kontrollen at sikre rettidig identifikation og analyse af risiciene ved regnskabernes pålidelighed, medarbejdernes overholdelse af reglerne og normerne for regulering af arbejdsprocessen i henhold til regnskabspolitikken for virksomhed, såvel som implementering af finansielle og økonomiske planer, effektiv brug af ressourcer, sandfærdigheden af finansielle og ledelsesmæssige oplysninger. Derfor er hovedskjoldet for en forretningsenhed i kampen mod trusler og risici, der forhindrer den i at fungere under normale forhold, en velbygget og ordentligt organiseret kontrol.