Kontrol i virksomheden: værktøjer, mål og målsætninger

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2024-01-17 18:45

De, der hører ordet "kontrollere" for første gang, forestiller sig norm alt at kontrollere noget, men faktisk er det slet ikke tilfældet. Kontrol i en virksomhed er et komplekst system, der har til formål at forbedre økonomiske, personalemæssige og teknologiske processer for at opnå en effektiv funktion af organisationen som helhed. I modsætning til kontrol, der er designet til at identificere problemer og fejl begået i fortiden, søger controlling at opbygge et processtyringssystem i virksomheden, der fokuserer på nuværende og fremtidige forhold. Hvorfor er dette så vigtigt?

Den kontrollerende service i virksomheden er et vigtigt element, da dens medarbejdere kan minimere tabet af ressourcer, analysere nuværende og fremtidige planer og også identificere mulige fejl, det vil sige dem, der kan blive begået i løbet af virksomhedens aktiviteter. Men for at forstå, hvad denne type aktivitet er, er det vigtigt at studere dens funktioner og nøglepunkter mere detaljeret. Denne artikel vil diskutere de grundlæggende begreber, mål og målsætningerstyring, såvel som dets koncepter, værktøjer og funktioner.

Begreber og definitioner

Kontrollering er en ny retning i ledelsessystemet, så i dag er der ingen entydig definition af dette begreb. Der er dog flere definitioner, der er mest populære og afspejler essensen af dette udtryk.

Dens oprindelse er forbundet med det engelske udsagnsord at kontrollere. I oversættelse er "kontrol" "ledelse, tilsyn, kontrol, ledelse, regulering." En sådan beskrivelse er dog ikke nok til at forstå essensen af dette fænomen, så det er værd at overveje følgende to mere præcise definitioner.

Kontrollering er et separat aktivitetsområde i organisationer, som er forbundet med implementeringen af den økonomiske funktion og har til formål at træffe de rigtige strategiske og operationelle beslutninger af ledelsen.

Kontrollering er et sæt handlinger, der har til formål at understøtte alle processer med den nødvendige information og analytiske støtte til at træffe de rigtige ledelsesbeslutninger. Oftest er de rettet mod at øge overskuddet i organisationen.

Moderne kontrol i en virksomhed skal nødvendigvis omfatte et kvalitetsstyringssystem, risikostyring og et system med nøgleindikatorer samt processtyring i implementeringen af enhver form for planlægning.

Mål og mål

Baseret på de grundlæggende begreber kan vi konkludere, at de vigtigsteformålet med at kontrollere i en virksomhed er orienteringen af alle ledelsesprocesser mod at nå bestemte mål, som kan komme til udtryk i at forbedre produkter, opnå et tilstrækkeligt niveau af konkurrenceevne, og så videre. Målet er med andre ord at opretholde en effektiv ledelse af organisationen. Hvad er dens formål?

Baseret på målet skelnes følgende hovedopgaver til at kontrollere, når man leder en virksomhed:

• udvikling af planlægningsmetodologi og dens organisering;
• regnskab, herunder indsamling af oplysninger og behandling heraf;
• kontrol;
• organisering af særlige observationssystembegivenheder.

Disse opgaver, opsummeret, har særlige underopgaver, som skal udføres af den tjeneste eller afdeling, der er betroet den kontrollerende funktion. Udviklingen af en planlægningsmetodologi og dens organisering omfatter følgende:

• sikre oprettelsen af en lovgivningsramme, der vil hjælpe med at implementere virksomhedens udviklingsprognoser;
• giver rådgivning til folk, der udvikler strategiske planer;
• koordinerende arbejde med udarbejdelse af forskellige planer, ved fastlæggelse af virksomhedens hovedmål og budgettering;
• deltagelse i diskussioner og definitioner af parametre (kvalitative og kvantitative) for arbejdet.

Regnskabsopgaven omfatter følgende:

• udvikling af strukturen til transmission og modtagelse af information;
• oprettelse af et informationsstøttesystem til at give referencer, information ograpporterer til personer, der er ansvarlige for en bestemt proces i ledelsen af virksomheden;
• bestemme behovet for at levere de nødvendige oplysninger til ledere eller andre ansvarlige personer;
• sammenligning af planer og rapporter og kompilering af foreløbig rapporteringsdokumentation, der viser planernes fremskridt;
• analyse af afvigelser fra planer, identifikation af mulige årsager og udvikling af forslag til at forhindre påvirkning af negative faktorer, der forårsagede afbrydelser i arbejdet.

Kontrolopgaven omfatter:

• overvågning af implementeringen af planer, der sigter mod at nå strategiske mål;
• overvågning af tilstanden af miljøforhold i forbindelse med udviklingen af strategiske planer;
• overvågning af svagheder, der blev identificeret under planlægning eller gennemgang af programmets fremskridt.

Opgaven med at organisere begivenheder for et særligt observationssystem sørger for følgende:

• udvikling af en regulatorisk ramme for indhentning og levering af information i organisationen;
• udvikling af aktiviteter, der giver yderligere information og analytisk støtte.

En særlig plads i systemet med styring af økonomi, personale og ressourcer er regnskab. Som regel indebærer traditionel rapportering fokus på fortiden og en præsentation af faktuelle data om tidligere processer og fænomener, mens rapportering i controlling er fokuseret på fremtiden.

Du kan således se, at organiseringen af kontrol i virksomheden bidrager til skabelsenløbende kontrol over processer for at bestemme konsekvenserne af visse ledelsesbeslutninger. Det kan også siges, at indførelsen af controlling giver dig mulighed for at redde virksomhedens ledelse fra at træffe overilte eller urentable beslutninger, der medfører spild af ressourcer.

Metodes

For at udføre alle de opgaver, der stilles ved ledelse af en organisation, involverer kontrol brugen af følgende generelle videnskabelige metoder:

• analyse;
• deduction;
• induktion;
• specifikation;
• abstraktion;
• syntese;
• analogi;
• simulering.

Efter at målene, målene og metoderne for dette aktivitetsområde er blevet overvejet, er det ekstremt vigtigt at dvæle ved dets funktioner.

Funktioner

Det kontrolsystem i virksomheden omfatter sådanne grundlæggende funktioner som:

• oplysende;
• regnskab og kontrol;
• analytisk;
• planlægningsfunktion.

Og også, betinget, kan der skelnes mellem tre funktioner, som vil være en kombination af ovenstående - service, kommentering og ledelse.

Reasons for Controlling

Ved begyndelsen af det nittende og tyvende århundrede stod mange amerikanske ledere i processen med at lede organisationer over for et presserende behov for at forbedre metoderne til økonomisk regnskab og finansiel kontrol. De første forsøg på at forbedre regnskabssystemet så således udmåde - lederne af virksomheder, der er tildelt finansdirektøren og sekretæren for virksomheden til opgave at give analytisk information om spørgsmål af den økonomiske og økonomiske del. Der opstod således et tæt samarbejde mellem finansforv altningen og den, der bistår den administrerende direktør. Efterfølgende blev det konstateret, at det på grund af mangfoldigheden af oplysninger og behovet for detaljeret heraf er mere hensigtsmæssigt at overlade denne opgave til individuelle embedsmænd. Således fandt indførelsen af kontrol i virksomheden sted.

Der kan skelnes mellem følgende forudsætninger for fremkomsten af kontrol:

• global økonomisk krise;
• komplikation og stramning af skattesystemet for iværksættere;
• komplikation af finansieringsformer.

Udviklingen af kontrol som en gren af økonomisk videnskab skyldes følgende årsager:

• internationalisering og differentiering af virksomheder;
• ændring af teknologier involveret i produktionsområder;
• komplikation af virksomhedens ledelsessystem;
• komplikation af det eksterne miljø;
• komplikation af kommunikationsprocesser for at træffe ledelsesbeslutninger, hvilket førte til et presserende behov for kompetent personale inden for systemudvikling og organisation.

I dag bemærker mange ledere af udenlandske virksomheder, at efter oprettelsen af kontrollerende afdelinger i virksomheden, for eksempel, steg virksomhedens indtægter, brugen af økonomiske, menneskelige og andre typer ressourcer blev mere korrekte og lykkedes i en væsentlig måde.reducere omkostningerne.

Den kontrollerende tjeneste i organisationen står over for en meget alvorlig opgave - at sikre hurtig indsamling og udarbejdelse af en detaljeret analyse af oplysninger om alle tilgængelige omkostninger for at styre virksomheden. Virksomhedens direktør, økonomichefen og cheferne for produktionsafdelingerne skal modtage information rettidigt og regelmæssigt, så de i tilfælde af mulige afvigelser kan træffe de rette foranst altninger og rette op på hele virksomhedens arbejde.

Koncepter

I dag skelnes det tyske og amerikanske kontrolbegreb i den økonomiske litteratur. Generelt ligner disse begreber hinanden meget, men deres væsentligste forskel er, at den første er mere fokuseret på at overveje problemerne med internt regnskab og analyse af det interne miljø i organisationen, og den anden er mere fokuseret på problemerne med det eksterne miljø, som virksomheden er tæt forbundet med.

Det er værd at bemærke, at det tyske koncept har vundet bredere accept. Ifølge dette koncept er den centrale opgave at løse problemerne med internt regnskab i en planlagt, kontrol- og dokumentarisk form.

Det amerikanske koncept sætter også i forgrunden løsningen af problemstillinger relateret til den planlagte, kontrol- og dokumentariske form for internt regnskab, men her er den centrale plads også givet til at løse problemerne med at vurdere det ydre miljø og dets detaljerede analyse.

Værktøjer

Kontrolværktøjer er et sæt handlinger, der giver dig mulighed for at udføre bestemte funktioner og opgaver. Disse værktøjer kan klassificeres somkriterier:

• gyldighedsperiode (strategisk eller operationel);
• omfang (afhænger af opgaverne).

For tydeligt at forstå, hvad der er de vigtigste værktøjer, der bruges til at kontrollere, og under hvilke omstændigheder de bedst bruges, skal du overveje tabellen nedenfor.

Anvendelsesomfang	Værktøjssæt	Gyldighedsperiode
Regnskab	Rapporter om forretningsaktiviteter Record Forms Regnskabstal Rapporteringsanalysemetoder	Operational
Organisering af informationsstrømme	Dokumentstyringssystem	Strategic
Planlægning	Arbejder med ordremængder Bridepunktsanalyse ABC-analyse Analyse af faste svagheder Analyse af investeringsprojekter Rabatanalyse Analyse af salgs- og forbrugsmønstre Evaluering af rentabiliteten ved at starte produktionen af råvarer til fremstilling af vores egne produkter Estimering af indlæringskurven Logistikmetoder Benchmarking Vurdering af virksomhedens potentiale SWOT-analyse Perceptionskort Måling af servicekvalitet Gantt-diagram Beregning af lagerniveau Kapacitetsplanlægning Priser Analyse af adgangsbarrierer Netværksplanlægning og mere	Strategic
Overvågning og kontrol	Tidlig varslingssystem Omkostningsanalyse Analyse af korrespondancen af indikatorer (planlagt og faktisk) Gap-analyse	Strategic

Spørgsmålet om valg af værktøjer til kontrol bør behandles med ekstrem forsigtighed. For en organisation, der f.eks. opererer på et oligopol- eller monopolmarked, er der absolut ingen mening i at bruge konkurrentanalyse.

Ovenstående værktøjer til styring af finanser kan i høj grad forenkle proceduren for økonomisk udvikling og udarbejdelse af planlægnings- og rapporteringsdokumentation.

Strategisk og operationel styring

Der er to typer kontrol, som adskiller sig i perioden for deres handling, samt opgaver og måder at løse dem på.

Strategisk kontrol er rettet mod implementering af langsigtede programmer, strategier. Dens mål er at danne et klart planlægningssystem, der giver dig mulighed for pålideligt at styre virksomheden, hvilket vil føre til en stigning i overskuddet.

A. Galweiter (videnskabsmand-økonom) identificerede i sine skrifter otte områder, som strategisk kontrol bør dække, nemlig:

1. Bedømmelse af fuldstændigheden af virksomhedens planer såvel som deres formelle og økonomiske indhold.
2. Kontrol af ustabilforhold i organisationen og i det eksterne miljø, som er tæt forbundet med implementeringen af virksomhedens strategiske planer.
3. Kontrol over vedtagelsen af vigtige beslutninger og deres gennemførelse, baseret på aspektet timing.
4. Sporing af implementeringen af planer, især på vanskelige eller vigtige stadier af implementeringen.
5. Rettidig reaktion på ugunstige eksterne og interne forhold, der kan forårsage økonomisk skade for organisationen eller give et biprodukt af aktivitet.
6. Sporing af virksomhedens strategiske situation baseret på regelmæssige anmeldelser.
7. Tjekker afgrænsningen af virksomhedens strategiske enheder.
8. Overvågning af overholdelse af virksomhedens definerende principper, som tidligere var defineret.

Der kan skelnes mellem følgende opgaver for denne type kontrol:

• definer kvantitative og kvalitative mål;
• ansvar for planlægning;
• udarbejdelse af et system af alternative strategier;
• bestemmelse af kritiske punkter i det interne og eksterne miljø for systemet med alternative strategier;
• identifikation og håndtering af organisatoriske svagheder;
• dannelse af et scorekort;
• håndtering af afvigelser og deres indikatorer;
• motivationsledelse i en institution;
• styring af økonomisk potentiale.

Operationel kontrol i en virksomhed adskiller sig fra strategisk ved, at den er rettet mod at hjælpe ledere med at opnå resultater i kortsigtede mål. Det skal bemærkes, at dens hovedopgave er at forhindre en krisestatus i organisationen og spor den aktuelle fremgang for de planlagte aktiviteter.

For at forstå forskellene mellem disse to arter, overvej tabellen nedenfor.

Signs	Strategisk kontrol	Operational controlling
Orientering	Internt miljø Eksternt miljø	Lønsomhed Omkostningseffektivitet
Kontrolniveau	Strategisk (langsigtet)	Taktisk og operationelt
Goals	Skaper betingelser for overlevelse Udførelse af anti-kriseforanst altninger Opretholdelse af succesfuldt potentiale	Sikring af likviditet og rentabilitet
Hovedopgaver	Definer kvantitative og kvalitative mål Planlægningsansvar Udvikling af et system med alternative strategier Bestemmelse af kritiske punkter i det interne og eksterne miljø for systemet med alternative strategier Identifikation og håndtering af organisatoriske svagheder Omkostningseffektivitetsanalyse	Metodologisk bistand til budgetudvikling Søg efter svagheder for taktisk kontrol Bestemmelse af sættet af kontrollerbare indikatorer i overensstemmelse med strømmenmål Sammenligning af planlagte og faktiske indikatorer Bestemmelse af virkningen af afvigelser på udførelsen af nuværende planer Motivation

Forholdet mellem operationel og strategisk kontrol

Disse to typer styring er integrerede dele af hinanden. Den vigtigste opgave for strategisk kontrol er at sikre den langsigtede eksistens af en bestemt virksomhed og operationel - nuværende planlægning og implementering af visse planer for profit.

Forholdet mellem disse to typer kan repræsenteres som sådanne ordsprog:

• "at gøre det rigtige" er strategisk kontrol;
• "at gøre det rigtige" er operationelt.

Således kan vi konkludere, at operationel kontrol er en integreret del af implementeringen af den strategiske.

Introduktion og organisering af tjenesten

Hvis virksomhedens leder har besluttet at implementere et kontrolsystem, skal han først foretage ændringer i den organisatoriske struktur og oprette en tjeneste (afdeling), som skal være direkte underlagt generaldirektøren eller chefen udøvende. Den kontrollerende tjeneste kan omfatte følgende specialister:

• servicechef;
• controller-kurator af værksteder (afdelinger/afdelinger/afdelinger);
• administrationsbogholder;
• Informationssystemspecialist.

Hvis produktionsmængder ellerstørrelsen af organisationen er lille, så kan du kombinere funktionerne i disse områder og udelukke én stilling.

For den korrekte tilrettelæggelse af arbejdet ved implementering af et sådant system bør hver specialist have jobbeskrivelser, hvis funktionalitet vil blive bestemt ud fra virksomhedens behov.

Hver leder, især de virksomheder, der ligger i de postsovjetiske territorier, skal huske, at indførelsen af innovative ledelsesmetoder kan forårsage kritik fra personalet og i nogle tilfælde endda fuldstændig afvisning. Derfor er det nødvendigt at præsentere innovationer og formidle de vigtigste opgaver, mål og hovedfunktioner, som denne strukturelle enhed skal udføre, til alle medarbejderes opmærksomhed, før den kontrollerende tjeneste påbegyndes.

Det er også værd at bemærke, at implementeringen af en sådan service bør være etapevis og omfatte en forberedende fase, hvor virksomhedens tilstand undersøges, derefter selve implementeringen og til sidst en automatiseringsfase, hvis det er nødvendigt.

Konklusion

Generelt afspejler kontrol en lang række videnskabelige økonomiske og ledelsesmæssige discipliner - ledelse, strategisk planlægning, kybernetik, økonomisk teori og så videre. Takket være dette er en professionel leder eller et team af flere specialister betroet kontrolfunktionen i stand til at løse produktions-, økonomiske og personalemæssige problemer under hensyntagen til mangfoldigheden og den brede vifte af problemer i denne aktivitet. Det er grunden til, at tilstedeværelsen af et etableret kontrolsystem i virksomheden gør det muligt at løse og ofte forudse problemer, hvilket igen fører til rettidig reaktion og minimering af forskellige omkostninger og alvorlige økonomiske tab.